Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Автоматизированная система на предприятии сегодня не дань моде, а насущная необходимость. Одной из торговых компаний удалось реализовать проект автоматизации, причем буквально с нуля. К моменту внедрения штат организации составлял более пятисот человек. При этом в службе персонала не было ни одного программного продукта.

Между службами компании было трудно наладить коммуникации. Желание устранить эту проблему, а также решение актуальной задачи создания общей базы данных сотрудников, и стали основными причинами автоматизации бизнес-процессов. Инициаторами проекта выступили два подразделения: финансовый отдел и служба персонала. Именно они и сформулировали главные параметры автоматизации, ответив на три принципиальных вопроса:

Что хотелось бы получить в результате реализации проекта?

Какие финансовые затраты понесет в связи с этим компания?

Сколько времени займет подготовка и внедрение автоматизации?

Для работы над проектом была создана инициативная группа, в которую вошли специалисты трех подразделений:

службы информационных технологий - в ее задачи входил анализ программ, представленных на рынке, оценка возможности их взаимодействия с IT-продуктами, которые компания планировала внедрять в перспективе, а также решение вопросов, связанных с дальнейшим обслуживанием программы;

финансового отдела - определение круга задач автоматизации, связанных с расчетом заработной платы;

службы персонала - формулирование задач проекта в части управления сотрудниками.

Первым делом инициативная группа проанализировала рынок информационных услуг. Оказалось, что с точки зрения задач, стоящих перед компанией, практически все программные продукты нуждаются в доработке. Выбор наиболее удобного из них потребовал довольно продолжительного обсуждения, которое проходило в ходе нескольких «круглых столов». На этих мероприятиях выяснились плюсы и минусы различных решений. В результате был сделан выбор в пользу программы «1С: Зарплата и Кадры 7.7». В то время она еще не включала блока «1С: Управление персоналом и Зарплата», поэтому пришлось сделать некоторые доработки, которые осуществили внешние специалисты.

Для проекта был разработан и утвержден подробный план действий с указанием сроков и ответственных за выполнение каждого пункта. На весь проект (разработку, тестирование, внедрение и обучение персонала) было отведено 4 месяца (табл. 3.1). Прежде всего, сотрудники каждого подразделения службы персонала определились с тем, какие данные им необходимы в электронном виде. Для инспектора по кадрам - кадровый документооборот, для менеджера по персоналу - база кандидатов (ранее она собиралась на бумажных носителях), для специалиста по обучению - списки тех, кто был на тренингах (весь персонал компании проходит обучение). Таким образом, для кадровой службы необходимо было настроить несколько блоков:

• 1. «Подбор персонала». Был создан специальный справочник для хранения максимально полной информации обо всех кандидатах, приглашенных на собеседования, а также потенциальных сотрудниках компании, которые могли бы оказаться интересными ей в случае открытия некоторых вакансий.
• 2. «Обучение». Для фиксации сведений о прохождении тренингов был усовершенствован уже имевшийся справочник «Сотрудники». Он включал список всех, кто работает (и работал ранее) в компании. Он оказался удобным, т. к. содержал информацию о каждом сотруднике - дату рождения, адрес, паспортные данные, название должности и подразделения, график, оклад и др. Поэтому именно данный справочник и был выбран для доработки. Появилась возможность внесения сведений о дате и названии тренинга, его результатах, а также о том, какое обучение необходимо для дальнейшего развития сотрудника - как нового, так и уже работающего.
• 3. «Кадровое делопроизводство». Этот блок также дорабатывался с целью расширения его возможностей, в частности, для ввода графика отпусков, контроля его соблюдения, составления трудовых договоров.
• 4. «Отчетность и статистика». Именно составление отчетов и сбор статистических данных позволяет анализировать проделанную работу и формировать планы на будущее. Для этих целей были созданы следующие электронные отчеты:

«Процентик» - в нем информация собирается в процентах: коэффициент текучести кадров, соотношение количества кандидатов, прошедших собеседование, и числа сотрудников, принятых на работу;

«Интересная статистика» - с данными этого отчета служба персонала каждый месяц знакомит всех сотрудников компании. В нем содержатся сведения о том, сколько в организации мужчин и женщин, статистика по образованию, семейному положению, среднему стажу работы в компании.

Таблица 3.1

План выполнения проекта

	Этап проекта	Срок выполнения	Ответственный
	Выяснение потребностей в доработке программы для финансовой службы		Финансовый директор
	Выяснение потребностей в доработке программы для службы персонала		Руководитель службы персонала
	Настройка блоков программы для финансовой службы		Компания-разработчик
	Настройка блоков программы для службы персонала
	Предоставление компании пробного варианта, тестирование
	Доработка замечаний
	Установка программы компании, настройка прав доступа для сотрудников		Компания разработчик, финансовый директор, руководитель службы персонала
	Обучение персонала пользованию программой		Компания-разработчик
	Внесение всей необходимой информации в программу		Руководитель службы персонала

После установки программы и тестирования настроек пришла очередь самого сложного этапа - внедрения. Для начала все сотрудники прошли обучение пользованию новой программой. Оно проходило в учебном центре компании-разработчика в два этапа: прежде всего - для службы персонала, далее - для финансового отдела (в это время кадровики уже вносили информацию в программу). Занятия проводились в течение недели каждое утро с 9 до 11 часов. Процесс освоения программы у сотрудников проходил разными темпами, но все были убеждены в том, что автоматизация позволяет работать эффективнее.

После обучения в систему была внесена вся информация (рис. 3.1).

Рис. 3.1

После внедрения автоматизации были подведены итоги. Анализ полученных результатов показал следующее:

• 1. Существенно снизились трудозатраты на простейшие кадровые процедуры (табл. 3.2).
• 2. Упростилось взаимодействие между службой персонала и финансовым отделом.
• 3. Стало удобнее хранить и использовать информацию о сотрудниках.

Таблица 3.2

Изменения в оформлении приема сотрудника на работу

Службе персонала следует помнить о следующих трудностях автоматизации кадровых процессов:

хороший и качественный проект требует больших денежных средств (особенно если необходимо существенно менять или дополнять конфигурацию программы);

специалистам службы персонала, занимающимся проектом автоматизации, предстоит общаться с разработчиками программ. Между тем далеко не все кадровики могут разговаривать с программистами «на одном языке» (как и наоборот), следовательно, придется этому учиться;

процесс ввода всей необходимой информации потребует от сотрудников службы персонала максимальной концентрации внимания.

Если рассматривать работу с сотрудниками организации целостно, используя при этом такие философские категории, как форма и содержание, то управление персоналом можно представить как содержание, а кадровое делопроизводство - как форму кадровой политики организации. Эти содержание и форма не могут существовать друг без друга. Посмотрим, как можно выстроить эффективную текущую работу с персоналом, учитывая специфику предприятия и характер работы сотрудников.

Компания нашла подходящего работника. Далее специалистам кадровой службы нужно грамотно оформить его. Ведь при неполном или неправильном ведении кадрового делопроизводства организация подвергается финансовым рискам, а при этом руководителя предприятия может ожидать внушительный персональный штраф.

Если кадровая политика компании характеризуется экономией на издержках и значительной текучестью персонала (особенно рабочих), то необходимо уделить большое внимание и вопросу оптимизации кадрового администрирования, повышению эффективности работы кадровой службы. Именно такая задача была поставлена начальнику отдела кадров группы охранных организаций 1 .

Сторителлинг, или Истории компании как

Предпосылки к внедрению проекта

В 2012 г. группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровым делопроизводством занимались трое работников отдела кадров (два специалиста и начальник). Специальных документов, которые регламентировали бы работу отдела, не было, все делалось по устной договоренности. Учет вели в стандартной программе «1С». С каждым сотрудником работали персонально. Люди приносили свои заявления непосредственно в отдел кадров. Здесь осуществлялись их прием на работу и увольнение. Сотрудники проходили и ждали, когда кто-нибудь из специалистов освободится, скопирует их документы, введет данные в «1С», распечатает нужные бумаги, затем подписывали документы и знакомились с локальными нормативными актами под роспись…

С получением организацией заказа в начале 2013 г. отдел подбора в течение полугода обеспечил приток работников, в связи с этим численность штата увеличилась до 3 тыс. человек. Состав сотрудников был следующим: 100 человек - административно-управленческий персонал, 2900 - рабочий персонал (охранники и контролеры). Текучесть среди рабочего персонала составляла 10%.

В организации применялся вахтовый метод работы, каждые две недели происходила перевахтовка: массовое увольнение сотрудников, отработавших вахту и не желающих трудиться дальше, и массовый прием на работу вновь прибывших людей. В день приходилось оформлять до 50 приемов и столько же увольнений (для сравнения: в обычные дни оформляется 10–15 приемов и столько же увольнений).

Помимо оформления приемов (до 300 в месяц) и увольнений (столько же) в функции отдела входило: оформление отпусков (до 200 в месяц); выдача сотрудникам справок с места работы и копий трудовых книжек (до 100) по их запросу; организация оформления банковских карт для получения зарплаты (до 300 в месяц); документальное сопровождение перемещения сотрудников с одного объекта охраны на другой (до 500 в месяц); оформление новых трудовых книжек (около 80 ежемесячно); сбор сведений для руководства об инструментах подбора персонала (откуда кандидаты узнали о наличии вакансий) и причинах увольнения; составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов о численности, приеме и увольнении сотрудников.

Отдел кадров взаимодействовал со службой охраны (подразделением, осуществлявшим непосредственно охрану объектов и имеющим следующую структуру: начальник управления охраны, заместители начальника, начальники направлений, старшие смены, охранники и контролеры), а также с бухгалтерией. При этом сохранялся прежний порядок работы (отсутствие регламентов, учет в стандартной программе «1С», персональная работа с каждым из работников). Заявления сотрудников из управления охраны передавались без фиксирующих документов и нередко терялись, возможность проверить, были ли они переданы, отсутствовала. Рабочие часто заходили в отдел кадров и сами передавали свои заявления без какой-либо фиксации. Таким образом, формат и срок передачи документов работниками отдела кадров в бухгалтерию были произвольными.

Несмотря на пополнение отдела кадров тремя специалистами (теперь их стало пятеро, не считая начальника), было очевидно, что подразделение по-прежнему не справляется с работой. Это проявлялось в следующем. В дни перевахтовки сотрудники задерживались на работе до 22:00, в обычные дни - до 20:00, за что регулярно выплачивались сверхурочные. В течение полугода никто не ходил в отпуск, т. к. не было возможности. Текучесть работников отдела кадров повысилась: за последние полгода сменилось три человека. Со стороны бухгалтерии ежедневно поступали жалобы. Ошибки в документах (бумажных или электронных) составляли 18–20%, нарушение сроков предоставления документов (приказов об отпусках и увольнениях, документов на изготовление банковских карт и пр.) - 20–25%. Появились жалобы со стороны службы охраны (на долгое оформление приема и увольнения сотрудников, задержку с исполнением запросов, потерю поданных заявлений, несвоевременное оформление отпусков и справок). Все это способствовало возникновению конфликтов между специалистами-кадровиками, а также между отделом кадров, бухгалтерией и службой охраны. Работники организации, как настоящие, так и бывшие, стали обращаться в трудовую инспекцию и суд с заявлениями о некачественном и несвоевременном оформлении документов.

Внедрение основных принципов работы отдела кадров

Новому начальнику отдела кадров была поставлена задача: наладить эффективную работу вверенного ему подразделения без увеличения бюджета на заработную плату работникам. В рамках данной задачи предстояло прекратить поступление жалоб со стороны службы охраны и бухгалтерии, добиться оформления документов в установленные законодательством сроки, исключить жалобы работников руководству и проверяющим органам по поводу неудовлетворительного оформления кадровых документов.

Для изучения обстановки начальник попросил своих подчиненных в течение двух недель (в межвахтовый период и во время перевахтовки) трудиться по-прежнему. Увидев все перечисленные проблемы и приняв во внимание требование руководства не увеличивать численность сотрудников отдела кадров, начальник выбрал интенсивный путь изменения работы, а именно максимальное сокращение времени обработки документов за счет снижения непродуктивных временных затрат. При этом были разработаны следующие принципы деятельности отдела:

• поточное делопроизводство;
• работа с непосредственными руководителями сотрудников;
• регламентирование деятельности отдела кадров;
• максимальная автоматизация задач, решаемых с применением программы «1С».

Рассмотрим, как происходило внедрение указанных принципов в рабочий процесс и какой был получен эффект.

Поточное кадровое делопроизводство

Одно дело - сварить кашу на одну семью и совсем другое - на роту солдат: дело одно, но подходы разные. Так и с делопроизводством: одно дело - вести его в компании с численностью штата 100 человек и текучестью персонала 10% в год и совсем другое - в компании с численностью штата 3 тыс. человек и текучестью 10% в месяц.

Сущность поточного кадрового делопроизводства заключается в непрерывном (как на конвейере) оформлении документов. То есть специалист оформляет не одно увольнение и потом один прием на работу, а большое количество однотипных документов в конкретный период времени. При этом он выполняет подряд множество однородных операций, сосредоточиваясь на этом и не отвлекаясь на другие вопросы.

Наблюдая за работой подчиненных, начальник отдела кадров отметил непродуктивную потерю времени. В связи с этим были выявлены проблемы, снижавшие эффективность использования времени, и приняты меры по их устранению (табл. 1) .

Таблица 1. Мероприятия по внедрению принципа поточного делопроизводства

Проблемы (как было)	Решение проблем (как стало)
Раньше в отделе кадров было шумно. Одновременно принималось на работу или увольнялось примерно шесть человек. Специалисты часто ошибались при введении в программу персональных данных, что вызывало недовольство со стороны бухгалтерии. Вахтовые рабочие - специфическая категория работников. Не все из них успевают принять душ после поезда, далеко не каждый приятен в общении. При оформлении до сотни таких работников в день у специалистов отдела кадров довольно быстро наступало профессиональное выгорание	Теперь работники не заходят в отдел кадров, а ожидают своей очереди в фойе. Специалисты выходят к ним через каждые полчаса в межвахтовый период и через каждые 15 мин. в дни перевахтовки, собирают документы на прием и увольнение, отвечают на вопросы. Для этого в фойе были размещены предупреждающие плакаты «Ожидайте своей очереди в коридоре, к Вам выйдут». Дежурные по этажу и начальники службы охраны предупреждены о введении такого порядка. Работников, которые все же пытаются пройти в кабинет, строго останавливают. По мере готовности документов специалисты отдела кадров выходят к работникам, последние подписывают и забирают их
Работники отдела кадров часто отвлекались от ввода данных, выполняя работу, не требующую специальной квалификации (сбор и копирование документов). Это снижало точность ввода данных, вызывая жалобы со стороны бухгалтерии	В межвахтовые дни свободные специалисты по очереди выходят к работникам за документами. Во время перевахтовки назначается дежурный, который только собирает документы и копирует необходимые бумаги, другие работники этим не занимаются, а сосредоточиваются на вводе данных. В задачи дежурного входит проверка заполнения кандидатом анкеты и наличия необходимых документов. Затем все документы одного работника складываются в отдельный пакет, а собранные пакеты (8–10 штук) заносятся в кабинет. Дежурный делает копии документов для личных дел и раздает их специалистам. При увольнении проверяется оформление заявления, уточняется наличие банковской карты для получения зарплаты, оформляется обходной лист
Раньше трудовые книжки и личные дела хранились в кабинете беспорядочно (документы уволенных вперемешку с документами работающих сотрудников), что усложняло их поиск. Личные дела неделями лежали в коробках не разобранными по начальным буквам фамилий	В хранении трудовых книжек наведен порядок. Теперь они рассортированы по организациям (по начальным буквам). Специально отобраны трудовые книжки уволенных (и не получивших документы) и отсутствующих работников, для того чтобы они не осложняли поиск. Отдельно хранятся личные дела работающих, уволенных и отсутствующих сотрудников, все они разложены по начальным буквам фамилий. Согласно введенному правилу все трудовые книжки и личные дела работников раскладываются по местам не позднее чем через неделю после оформления
Раньше шкафы с трудовыми книжками находились в соседнем помещении. Личные дела были расставлены только по организациям (вперемешку работающих и уволенных сотрудников)	Теперь шкафы с трудовыми книжками и используемыми личными делами находятся в кабинете специалистов, а личные дела отсутствующих и уволенных - в соседнем архивном помещении. Это позволило сократить время на передвижение специалистов и поиск документов конкретных работников
Собранные у сотрудников трудовые договоры на следующий день подписывались у главного руководителя, а потом раздавались непосредственным руководителям для подписания работниками и передачи им одного экземпляра. Второй экземпляр подлежал хранению в организации. Однако договоры часто терялись и не поступали к работникам (что вызывало их недовольство) или в отдел кадров (что является нарушением кадрового делопроизводства)	Теперь доверенность на подписание трудовых договоров выдается заместителю руководителя, который в период перевахтовки постоянно находится в своем кабинете и подписывает их. В эти дни специалисты отдела кадров беспрепятственно заходят к нему в кабинет в течение всего дня, подписывают договоры и отдают работникам их экземпляр. Сотрудники перестали жаловаться на отсутствие договоров, все экземпляры, предназначенные для хранения в организации, имеются в наличии
Процесс заполнения трудовых книжек (до 300 в месяц) является весьма трудоемким, не допускает исправлений, требует повышенного внимания и сосредоточенности	С учетом того, что в большинство трудовых книжек вносятся стандартные записи, были изготовлены штампы наименований всех организаций холдинга, а также штампы: «Трудовой договор расторгнут», «Принят на должность охранника», «Принят на должность контролера», «Копия верна», «Генеральный директор Иванов А.А.», «Работает по настоящее время» и т. п.
Заявления на отпуск (не по графику) и выдачу справок поступали ежедневно. Непосредственным руководителям часто приходилось выяснять, оформлены ли отпуска. При этом они нередко предъявляли претензии по поводу их несвоевременного оформления	Теперь сбор заявлений на отпуск и выдачу справок осуществляется в строго определенные дни - дважды в месяц с 1-го по 6-е и с 15-го по 21-е число. Заявления на отпуск накапливаются, передаются в отдел кадров и оформляются в строго определенное время (согласно графику работы отдела). В иное время заявления не принимаются. После оформления всех отпусков формируется отчет, который затем поступает в службу охраны на согласование. После согласования отчета претензии по оформлению отпусков не принимаются
Работники часто затруднялись с оформлением письменных заявлений, неверно и медленно составляли их	Разработанные бланки заявлений в отдел кадров требуют лишь проставления фактических данных и подписи работника. Это значительно ускоряет процесс оформления
Ранее использовалась единая анкета для приема на работу и рабочих, и работников управленческого персонала (опыт предыдущей работы, образование и т. д.). Направление на работу и согласие на обработку персональных данных заполнялись на отдельных листах, рабочие путались, документы терялись	Анкета переделана, теперь рабочие вносят в нее только самую необходимую информацию, что значительно ускоряет данную процедуру. Также в анкету включены направление на работу от службы охраны и согласие на обработку персональных данных
Информацию об инструментах подбора работника (ответ на вопрос о том, откуда он узнал об имеющейся вакансии) специалисты отдела кадров получали устно. Рабочие часто затруднялись с объяснением, а специалисты забывали о полученной информации	В анкету для рабочих введен вопрос: «Откуда Вы узнали об имеющейся вакансии?» Вслед за ним перечислены источники информации. Работнику остается лишь отметить нужное. Теперь при введении данных в программу специалист отдела кадров опирается на документ, а не на устное сообщение
Внедряемые новшества нужно было донести до непосредственных руководителей службы охраны	В компании организовано регулярное (еженедельное) обучение непосредственных руководителей грамотной подаче документов (с соблюдением установленных сроков и формы), а также предусмотрено консультирование тех, кто обращается в индивидуальном порядке

Работа с непосредственным руководителем

От персональной работы с каждым сотрудником пришлось отказаться. Был совершен переход к концепции работы с непосредственными руководителями. Таковыми являются старшие смены и начальники направлений охраны. С рабочим персоналом работники отдела кадров контактируют только при приеме и увольнении. Это согласовано с руководством службы охраны, т. к. требуется их содействие. Для реализации данного принципа проводятся специальные мероприятия (табл. 2) .

Таблица 2. Мероприятия по внедрению принципа работы с непосредственными руководителями

Проблемы (как было)	Решение проблем (как стало)
После оформления трудоустройства работники не знали, на какой объект им нужно следовать, и задавали соответствующие вопросы работникам отдела кадров	Теперь работникам выдаются памятки с краткой инструкцией по запросу на оформление документов. В них непосредственные руководители указывают адрес объекта, на который должен проследовать работник, а также свои Ф. И. О. и номер телефона
Работники часто сами приносили в отдел кадров свои заявления. Документы от службы охраны принимались без фиксации и установления сроков. Возможность проверки передачи документов отсутствовала	Все документы на оформление принимаются от непосредственных руководителей по реестру со специальными разделами. В этот реестр руководители вписывают Ф. И. О. человека, подавшего документы, и расписываются в получении. Реестр формируется ежедневно. На следующий день строго в 9:00 заместитель начальника приносит реестр и документы и передает их под роспись начальнику отдела кадров. Теперь каждый желающий может легко найти запись о конкретном заявлении
Ранее приказы на отпуск, справки и иные документы для подписания работниками и выдачи им на руки из отдела кадров хаотично забирали сами работники или их непосредственные руководители	Закуплены канцелярские лотки по количеству направлений и размещены в виде этажерки в помещении службы охраны. Сотрудники отдела кадров раскладывают в них оформленные документы, которые должны быть подписаны работниками и выданы им. Руководители управления охраны берут эти документы из лотков в удобное для них время, не беспокоя работников отдела кадров
Работники постоянно задавали вопросы по существу работы, оформлению отпусков, увольнению, оплате труда, получению справок и т. д. Специалисты отдела кадров тратили много времени на их консультирование лично и по телефону	Ответы на вопросы, с которыми работники раньше обращались в отдел кадров, теперь стали зоной ответственности непосредственных руководителей. Рабочие перенаправляются за информацией в помещение службы охраны (о чем сообщается в размещенных объявлениях). Работники отдела кадров больше не дают каких-либо разъяснений. Это касается и телефонных звонков

Регламентация деятельности отдела кадров

Совместно со всеми был принят принцип регламентации работы отдела кадров и нормативного оформления его взаимоотношений с бухгалтерией и службой охраны. Это потребовало разработки и внедрения ряда корпоративных регламентов. После изучения особенностей взаимодействия отделов начальником отдела кадров был предложен регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны и регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров, где строго описывались сроки предоставления документов.

Разработан стандарт кадрового документооборота с образцами оформления документов; составлен график деятельности отдела, задающий определенный ритм работы и периоды оформления тех или иных документов; подготовлена пошаговая инструкция работы в программе «1С» по основным процедурам оформления в той модификации, которая используется в организации; составлен перечень отчетов отдела кадров с указанием ответственных лиц (неопределенность в этом вопросе устранена); разработана схема основных бизнес-процессов по оформлению трудовых отношений (увольнения, приема, кадровых перемещений, отпусков), отражающая последовательность работы всех задействованных отделов.

В ходе реализации проекта подготовлены следующие нормативные акты:

• Корпоративный стандарт кадрового делопроизводства.
• Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (приложение 1) .
• Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров (приложение 2) .
• Регламент составления отчетов отделом кадров (приложение 3) .
• Перечень отчетности. Инструкция по работе с программой «1С».
• Описание бизнес-процессов оформления трудовых отношений.

Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и руководством.

Максимальная автоматизация операций, выполняемых в «1С»

Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе «1С» с целью уменьшения количества документов, оформляемых в Word и рукописно. В процессе определения требующих автоматизации операций участвовал весь отдел. Работники активно предлагали автоматизировать то одно, то другое. Однако все это требовало определенных материальных затрат. В штате организации имеется программист «1С». Для его привлечения к данному проекту руководство попросило определить продолжительность отвлечения данного сотрудника, с тем чтобы рассчитать предстоящие затраты. В результате совместно с этим специалистом были определены план автоматизации и количество необходимых часов работы (табл. 3) .

Таблица 3. Перечень автоматизированных задач и продолжительность работы над ними

№	Формы, предусмотренные для автоматизации выполнения операций	Достигнутый эффект	Время, затрачиваемое на выполнение операций, ч.
1	Предусмотрены формы трудовых договоров с возможностью выгрузки из программы договора с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый метод или сменный режим), возможностью выбора категории сотрудников («охранник вахты», «охранник смены», «контролер вахты», «контролер смены», «специалисты и руководители») и параметра работы («основная/сменная»)	В организации утверждены образцы трудовых договоров для каждой категории сотрудников с учетом специфики работы. Выгрузка готовых трудовых договоров из «1С» позволяет исключить ошибки при заполнении трудовых договоров, сокращает время на оформление трудоустройства	8
2	К документу «Прием на работу в организацию» предусмотрена форма «Опись документов», которая содержит наименование организации, Ф. И. О. сотрудника и перечень документов в его личном деле	Исключает заполнение описи документов в личном деле вручную, ускоряет оформление трудоустройства	2
3	К справочнику «Сотрудник организации» предусмотрена форма «Справка с места работы», которая содержит фирменный бланк организации, Ф. И. О. сотрудника, должность, дату приема (для работающего) и увольнения (для уволенного), номера и даты Приказа о приеме (увольнении)	Избавляет от заполнения справок вручную, ускоряет подготовку документов	2
4	К Приказу о приеме предусмотрена форма «Приемная записка», которая нужна для оформления сотрудника в других отделах. Форма содержит Ф. И. О. сотрудника, наименование организации, должность, сведения о трудовой книжке (для лицензионного отдела), перечень отметок отделов. Заведен специальный реестр для внесения данных о трудовой книжке	Избавляет от заполнения приемной записки вручную, ускоряет подготовку документов	4
5	К Приказу о приеме предусмотрена форма «Заявление об удержании за трудовую книжку» (Ф. И. О. сотрудника и текст заявления)	Предусмотрена в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства	2
6	К документу «Кадровое перемещение в организации» предусмотрены две формы дополнительного соглашения (об изменении должности и об изменении заработной платы)	Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление переводов и перемещений	2
7	К Приказу о приеме предусмотрена форма «Обложка трудовой книжки». В отчете выбираются три работника, на печать посередине листа выводятся Ф. И. О. работника и разделительные линии для разрезания. Форма распечатывается и используется в виде обложки для трудовой книжки	Разработана в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства	3
8	К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма журнала трудовых книжек с наименованием столбцов согласно журналу учета трудовых книжек. Форма разлинована соответствующим образом, размеры строк и столбцов скорректированы согласно формату журнала. Выгружаются следующие сведения: Ф. И. О., должность, дата приема на работу, номер трудовой книжки. Форма распечатывается и подклеивается в журнал	Избавляет от заполнения журнала вручную, ускоряет оформление приема сотрудника на работу	3
9	К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма «Доверенность на получение карты». Содержит данные доверенного лица (специалист отдела кадров выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и представляется в банк для получения карты		3
10	Производится выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты)	Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление банковской карты для получения сотрудником зарплаты	8
11	Разработан специальный отчет для сбора статистики по причинам увольнения. При увольнении работника заполняется специальное поле путем выбора причины увольнения (условия труда, отношения в коллективе, заработная плата, по инициативе работодателя). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, причину увольнения	Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и отметить в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению	4
12	Разработан специальный отчет для сбора статистики по инструментам подбора (СМИ, Интернет, знакомые, акция «Приведи друга», агентства, работал ранее и вернулся). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, инструмент подбора	Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и выбрать в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению	4
13	Предусмотрена форма отчета по проведению акции «Приведи друга» с указанием Ф. И. О. премируемого сотрудника и Ф. И. О. привлеченного сотрудника. Формируется путем выбора инструмента подбора. В графе «Акция» имеется дополнительное поле «Выбор рекомендовавшего сотрудника»	Облегчает сбор статистических данных, избавляет от заполнения вручную списка сотрудников для премирования по акции «Приведи друга»	4
14	Автоматизирован расчет компенсации отпусков. При исчислении срока работы, дающего право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до одного месяца. Под половиной месяца понимается период, равный 15 дням	Поскольку программа «1С» не учитывала данные положения, имел место частый возврат документов из бухгалтерии и пересчет компенсации вручную. Автоматизация данной операции сокращает количество случаев возврата документов, ускоряет оформление увольнения сотрудника	5
15	К перечню отпусков добавлено наименование «Дополнительные отпуска». Дни проставляются вручную, оплата определяется по среднему заработку	Дополнительная автоматизация проведена в связи с наличием филиала в местности с дополнительным отпуском, а также работников, имеющих право на дополнительный отпуск (ликвидаторов Чернобыльской аварии, родителей ребенка-инвалида и др.). Избавляет от оформления таких отпусков вручную	3
16	При приеме сотрудника на работу адрес регистрации автоматически заносится в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес, то он вносится вручную	Избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет оформление приема сотрудника на работу	1
17	В список приказов о приеме на работу, об увольнении, отпуске, кадровом перемещении добавлен столбец «Направление» с указанием Ф. И. О. сотрудника	Поскольку в организации много подразделений, именуемых направлениями, для ведения статистического учета и подготовки отчета необходимо знать, в какое из них (на какое направление) принимается работник. Автоматизация исключает поиск сотрудника по направлениям вручную и ускоряет сбор статистических данных	3
18	При оформлении табеля автоматически проставляется реквизит «Руководитель», «Ответственное лицо» (путем выбора из списка)	Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление увольнения сотрудника	1
19	Список локальных актов, с которыми знакомится работник, включен в форму трудового договора с дополнительным реквизитом «Подпись». Исключено ознакомление сотрудника на отдельном листе или в специальном журнале	Избавляет от оформления дополнительного документа либо ведения журнала, ускоряет оформление трудоустройства сотрудника	2
20	К вкладке «Сотрудник» добавлена вкладка «Параметры», в которой предусмотрены флажок «Особый» и соответствующее описание, а также флажок «Отсутствующий» и соответствующее описание. Сотрудники, помеченные флажком «Особый», выделяются в списке синим цветом, флажком «Отсутствующий» - красным	Среди рабочего персонала немало сотрудников, которые покидают свое рабочее место без оформления увольнения. Теперь их учет налажен, они выделены в списке цветом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочих имеются такие, на которых надо обратить особое внимание (беременные женщины, осужденные работники, инвалиды и пр.). Они выделены в списке цветом, это помогает учитывать их особенности	3
21	Заведен специальный справочник тарифов (каждому объекту соответствует свой тариф), определяемых путем выбора соответствующего объекта	Заведен с целью исключения проставления тарифной ставки вручную. Исключает ошибку при определении тарифа, ускоряет оформление трудоустройства работника
22	Организована проверка введенных данных на предмет допущенных ошибок. При клике «Сформировать отчет о проверке» выдается таблица с указанием неверно заполненных полей (с лишними пробелами, неправильным количеством цифр, лишними знаками). Организована проверка на предмет отсутствия тарифной ставки. Если сотруднику не определена тарифная ставка, программа сообщает об этом	Поскольку большое количество документов повышает вероятность ошибки, для снижения влияния человеческого фактора введены специальные проверки	4
23	Предусмотрено сообщение о вводе одинаковых Ф. И. О. разных сотрудников. При вводе персональных данных программа предлагает проверить, новый это сотрудник или уже работающий в организации	При большом количестве сотрудников возрастает вероятность появления однофамильцев и тезок. Специальная проверка исключает путаницу	3
24	Предусмотрен запрет на использование одного и того же табельного номера при одновременной работе пяти человек в одной и той же базе (стандартная программа это позволяла)	При работе в программе одновременно пяти человек один и тот же табельный номер присваивался нескольким сотрудникам, что вызывало жалобы со стороны бухгалтерии, т. к. работника невозможно было идентифицировать. Теперь подобная ошибка исключена	4
	Итого часов работы по дополнительной автоматизации		78

Расходы на внедрение автоматизации составили: 150 тыс. у. е.: (заработная плата программиста) / 168 (количество рабочих часов в месяце) x 78 = 69 640 у.е.

Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров после внедрения всех мероприятий составила:

72 часа (на протяжении месяца 3 работника задерживались 3 раза в неделю на 2 часа) x (42 тыс. у. е. (заработная плата специалиста отдела кадров) / 168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 тыс. у. е. в месяц.

Таким образом, затраты окупились уже через четыре месяца.

Внедрение мероприятий продолжалось в течение полугода, при этом все четыре принципа внедрялись параллельно.

Результаты проекта

В результате проведенных мероприятий практически прекратилось поступление жалоб со стороны службы охраны (не более одной в месяц), 96% документов оформляется качественно, 98% - в установленный срок. Существенно снизилось количество жалоб со стороны бухгалтерии (2–4%), работники перестали обращаться в проверяющие органы (за последние полгода не поступило ни одной жалобы). Через полгода после внедрения мероприятий показатели остаются стабильными, требуется только соблюдать внедренные принципы работы.

Приложение 1. Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (фрагмент)

Данный регламент разработан с целью определения порядка взаимодействия между отделом кадров и службой охраны.

1. Порядок взаимодействия при оформлении приема сотрудника на работу

1.1.Начальники отделов/отделений/участков (далее - руководители) службы охраны после согласования приема работника на работу в обязательном порядке заполняют следующие разделы Анкеты работника:

1.2.Для заполнения раздела «Проверка документов (подпись должностного лица)» руководители направляют работника к генеральному директору либо к начальнику службы охраны.

1.3.В случае повторного трудоустройства работника отдел кадров направляет работника к начальнику службы охраны для согласования повторного приема.

1.4.После согласования приема работника руководители в обязательном порядке заполняют следующие разделы Памятки для работника:

После оформления Работник направляется

1.5.Отдел кадров предоставляет службе охраны списки числящихся в штате сотрудников 3-го и 17-го числа месяца.

1.6.Служба охраны в срок до 4-го и 18-го числа текущего месяца представляет в отдел кадров отчет о числе основных работников и подработчиков, находящихся на постах.

2. Порядок взаимодействия при оформлении отпусков, справок, больничных для работников

2.1.Заявления на отпуска (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) подаются в отдел кадров службой охраны не позже, чем за 10 календарных дней до начала отпуска.

2.2.Заявления на предоставление справок и копий документов подаются службой охраны в отдел кадров (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) не позднее чем за 3 рабочих дня до необходимой даты предоставления. Срок подготовки справок и копий отделом кадров - 3 рабочих дня.

2.3.Период подачи заявлений на отпуска - с 1-го по 6-е число месяца и с 15-го по 21-е. Период предоставления заявлений на справки - с 1-го по 10-е и с 15-го по 25-е число месяца.

2.4.На заявлении на отпуск проставляют визу согласования руководитель отдела и заместитель начальника службы охраны. Отпуск предоставляется при отработке работником не менее 6 месяцев.

2.5.Отдел кадров представляет службе охраны по электронной почте список отпусков на согласование в срок до 8-го и до 24-го числа месяца. Служба охраны проверяет список отпусков в течение одного рабочего дня, в случае несогласия представляет соответствующие сведения, при согласии - согласовывает список по электронной почте.

2.6.Листы нетрудоспособности предоставляются службой охраны в течение двух рабочих дней после получения от работника.

3. Порядок взаимодействия при оформлении увольнений

3.1.Заявления об увольнении (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) оформляются на рабочем месте в течение вахты, визируются начальником отдела и передаются управлением охраны либо работниками в отдел кадров. В случае явки в офис для написания заявления работник получает у оперативного дежурного бланк и визирует заявление в управлении охраны у начальника отдела (заместителя начальника управления охраны). Затем заявление передается работником непосредственно в отдел кадров. Начальники отделов (заместители начальника службы охраны) проставляют количество отработанных смен, дату последней смены и тариф, а также визируют заявление.

3.2.Обходной лист (утвержденный бланк) выдается работнику оперативным дежурным при явке для оформления увольнения. Работники визируют обходной лист у оперативного дежурного, в лицензионно-разрешительном отделе и в административном управлении.

3.3.При увольнении в течение вахты обходной лист визируется начальником отдела при согласовании заявления работника и представляется в отдел кадров. В период перевахтовки обходные листы визируются управлением охраны и сдаются 3-го и 18-го числа месяца в отдел кадров.

4. Порядок взаимодействия при кадровых перемещениях

4.1.Кадровые перемещения внутри организации (с объекта на объект, с направления на направление) осуществляются на основании служебных записок начальников отделов/отделений.

4.2.При невыходе сотрудника на работу в течение периода, превышающего один месяц, управление охраны подает служебную записку о его переводе в категорию «Отсутствующие».

4.3.При возврате сотрудника управление охраны подает служебную записку о его направлении на объект в течение трех рабочих дней с момента выхода.

7. Порядок передачи документов между отделом кадров и управлением охраны

7.1.Передача заявлений на отпуска, справки, листы нетрудоспособности, заявления на увольнения в период вахты собираются заместителем службы охраны в течение дня и передаются в отдел кадров до 10:00 следующего дня по реестру под роспись.

7.2.Документы, подготовленные для подписи работниками, передаются отделом кадров в управление охраны в лотках (по направлениям) по реестру под роспись.

Приложение 2. Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров

ДАННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАЗРАБОТАН С ЦЕЛЬЮ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ И БУХГАЛТЕРИИ.

1.Оформление документов в базе «1С» работниками отдела кадров должно осуществляться в день их поступления. Информация по лицевым счетам работников в базе «1С» заполняется отделом кадров при получении банковской карты, но не позднее следующего рабочего дня.

2.Документы передаются отделом кадров в бухгалтерию в определенные сроки.

2.1.Документы на оформление отпуска передаются не позже, чем за пять рабочих дней до начала отпуска, согласно перечню и требованиям к заполнению.

2.1.1.Приказ на отпуск (копия) подписывается генеральным директором.

2.2.Документы на оформление увольнения передаются не позже чем за три рабочих дня до дня увольнения согласно перечню и требованиям к заполнению.

2.2.1.Приказ на увольнение (копия) подписывается генеральным директором.

2.2.2.Должен быть заполнен обходной лист.

2.2.3.Должен быть заполнен табель за текущий месяц.

2.2.4.Должно быть в наличии заявление работника с указанием лицевого счета (в случае отсутствия банковской карты в рамках зарплатного проекта), в исключительных случаях - заявление работника на выплату из кассы только при согласовании с главным бухгалтером.

2.3.При увольнении работника день в день (согласно дате заявления) документы по списку, указанному в п. 2.2, должны быть предоставлены не позднее 15:00 текущего дня.

2.4.Документы на оформление больничного листа должны быть переданы не позднее дня поступления в отдел кадров.

2.5.Табель учета рабочего времени для начисления и выплаты заработной платы за текущий месяц должен быть передан в срок, оговоренный отдельным локальным нормативным актом организации, утверждаемым не позднее первого рабочего дня текущего месяца.

4.К передаче документов отдела кадров в бухгалтерию предъявляются определенные требования.

4.1.Работники отдела кадров передают документы согласно реестру (приложение 1 к настоящему регламенту) ежедневно в 12:00 и 15:00. Реестр оформляется в двух экземплярах: один - для отдела кадров, второй - для бухгалтерии.

4.2.Документы отдела кадров с занесением соответствующих данных в базу программы 1С ЗУП должны быть оформлены своевременно и качественно.

4.3.При нарушении срока передачи документов к реестру прилагается служебная записка, заверенная руководителем отдела кадров, с обоснованием причин.

4.4.При обнаружении ошибок или наличии прочих замечаний к представленной/внесенной в «1С» информации документы возвращаются на доработку по реестру согласно приложению 1 с указанием соответствующих замечаний.

Приложение 3. Регламент составления отчетов отделом кадров

№	Периодичность	Дата, время	Наименование	Адресат	Ответственный
1	Ежедневно	9:30	Отчет по приему и увольнению	По рассылке	Начальник группы № 1
2	Еженедельно	Понедельник, 9:30	Отчет по приему по дням недели	Руководитель
3	Еженедельно	Понедельник, 9:30	Отчет посещаемости	Руководитель
4	Еженедельно	Понедельник, 9:30	Отчет по выданным картам	Руководитель
5	Ежемесячно	До 5-го числа следующего месяца	Отчет об уволенных, принятых, переведенных сотрудниках АУП	Главный бухгалтер
6	Два раза в месяц	По отдельному приказу	Табели учета рабочего времени	Главный бухгалтер
7	Ежемесячно	2-го числа до 16:00	Отчет для отдела подбора	Начальник отдела подбора	Начальник группы № 2
8	Еженедельно	9:30, понедельник	Отчет по общей численности и плану набора	Руководитель
9	Два раза в месяц	12-го, 22-го, 2-го числа месяца	Отчет по заведенным трудовым книжкам	Бухгалтерия
10	Два раза в месяц	3-го и 17-го числа месяца	Списки сотрудников (Ф. И. О.) по направлениям	Служба охраны - по рассылке
11	Два раза в месяц	8-го и 24-го числа месяца	Сведения об оформленных отпусках (Ф. И. О.) по подразделениям	Служба охраны - по рассылке
12	Два раза в месяц	5-го и 18-го числа	Отчет по перевахтовке	Руководитель
13	Ежемесячно	До 3-го числа следующего месяца	Отчет по итогам работы за месяц	Руководитель	Начальник отдела кадров

1 Компания охраняет различные объекты в Москве и Московской области, имеет филиалы в регионах. Численность сотрудников составляет 3 тыс., основной контингент - охранники и контролеры.

Содержание

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

• начисление заработной платы;
• оформление отпусков, больничных;
• оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работы	Задачи сотрудников
Учет, регистрация, контроль	Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работы	Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучение	Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документами	Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
Организация	Организация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

• государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
• правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
• федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
• общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

• устав предприятия;
• распорядок труда;
• нормы по защите личных данных;
• охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
• график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

• формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
• оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
• готовить и выписывать приказы;
• проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

• по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
• по контролю времени, периодов служебных командировок;
• по контролю за любыми записками, заявлениями;
• записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

1. быстрый доступ к документам;
2. защищенности файлов паролями;
3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!

Один из Всероссийских онлайн-семинаров, регулярно проводимых компанией "Гарант", был посвящен трудовым вопросам, возникающим в современных условиях. На мероприятии выступила Валентина Ивановна Андреева, к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия (учредители: Верховный Суд Российской Федерации и Высший Арбитражный Суд Российской Федерации).

Действующий Трудовой кодекс регламентирует трудовые отношения и отношения, связанные с контролем и надзором за соблюдением законодательства о труде, охране труда. Вместе с тем применение норм данного документа выявило определенные противоречия, недостатки и пробелы в регулировании трудовых отношений. Некоторые из них лектор осветила в ходе мероприятия. Кроме того, она рассказала, какие документы работодатель должен оформлять при приеме сотрудников на работу, как правильно заполнять трудовую книжку и вносить изменения в этот документ.

Пробелы в трудовом законодательстве

Ряд положений Трудового кодекса носит внутренне противоречивый характер. Некоторые из них изложены недостаточно четко либо при их формулировке не в полной мере учтено содержание иных норм трудового законодательства. Следовательно, существование подобного рода коллизий способно затруднить деятельность правоприменителей и спровоцировать возникновение трудовых конфликтов.

Валентина Андреева:
- Действительно, например, в статье 128 Трудового кодекса прямо сказано, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению работника. А в статье 255 Кодекса говорится, что отпуск по беременности и родам сотрудница может получить по заявлению и при наличии листка нетрудоспособности. Слова "письменное" в этой норме нет. При буквальном толковании получается, что в первом случае нужно письменное заявление, а в другом не ясно: достаточно устного заявления или тоже необходимо письменное что, кстати, принято на практике. Эти неясности порождают вопрос: можно ли согласиться с авторами статей, которые пишут: "Работница должна написать заявление с просьбой предоставить ей отпуск по беременности и родам и приложить к нему документы". Получается, что она не должна это сделать, а может, ведь такой вид отпуска предоставляется именно при наличии листка нетрудоспособности, а не просто по заявлению.
Другой пример связан с ситуацией, когда при совершении каких-либо действий должно быть достигнуто соглашение сторон. Например, при увольнении или разделении отпуска на части . В первом случае необходимо составить соглашение о расторжении трудового договора. Нужно ли оформлять соглашение во втором случае? Я считаю, что достаточно написать заявление с просьбой предоставить часть отпуска. По мнению некоторых авторов, необходимо соглашение.
Обратите внимание также, что при составлении каких-либо документов следует знать, есть ли у них унифицированная форма. Например, формы Т-3 (штатное расписание), Т-7 (график отпусков) и ряд других носят рекомендательный характер (с чем не согласны некоторые инспекторы труда). Неиспользование названных форм не приводит к нарушениям прав работников, а значит, и не может рассматриваться и как нарушение в документировании трудовых отношений (заметим при этом, что данные формы обязательны для бухгалтера, что свидетельствует о серьезных нестыковках норм в разных законодательных актах). А вот форма Т-2 - личная карточка работника - обязательна.
На практике нередко встречается такая ситуация, как замена подписи руководителя при его отсутствии. Согласно методическим рекомендациям, утвержденным Росархивом для федеральных органов исполнительной власти , если нет директора, а вместо него - заместитель, в документах следует писать "и. о. директора". Однако с этим нельзя согласиться. Чтобы устранить подобные ошибки, сейчас создается проект закона о документировании отношений в сфере труда. В нем закрепляется, что на документах следует указывать должность лица, которое замещает руководителя: замдиректора, главный инженер.

Прием на работу

Каждая организация сталкивается с необходимостью подбора квалифицированного персонала. С одной стороны, работодатель свободен в выборе персонала и может отбирать кандидатов на вакантные должности, максимально соответствующие особенностям работы, на которую они принимаются. С другой стороны, Конституция РФ и Трудовой кодекс провозглашают принцип свободы труда, означающий, что каждый вправе свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Валентина Андреева:
- Кадровые документы организации можно разделить на 2 группы: связанные с претендентами на должность и связанные с работниками. Так, к первой группе можно отнести объявление о потребности в кадрах. Очень часто одним из требований к кандидату работодатели указывают наличие постоянной или временной регистрации в регионе, где компания осуществляет свою деятельность. Однако трудовое законодательство четко называет такое требование дискриминационным. В связи с этим отказ в приеме на работу гражданину России по причине отсутствия у него регистрации по месту жительства или пребывания незаконен, так как нарушает право на свободу передвижения, выбора места пребывания и жительства.
Все большее распространение носит также такой документ, как предложение о работе. С одной стороны, он не порождает обязанность руководителя принять человека на работу, с другой стороны, свидетельствует о достижении определенных соглашений. Но если трудовой договор был все же составлен и условия, содержащиеся в нем, не соответствуют тем, которые ранее были предложены, у специалиста есть основания для спора с работодателем.
У претендента на работу обязательно нужно проверить документ, удостоверяющий личность. При этом паспорт не должен быть просрочен. Однако наличие такого факта не может служить отказом в приеме на работу. Оформить сотрудника можно по временному удостоверению личности. После замены паспорта следует внести соответствующие изменения в карточку формы Т-2 и трудовой договор.
Особое внимание нужно уделить трудовой книжке. Она должна быть оформлена на бланке 2003 года . Если же сотрудник начал свой трудовой стаж до 2004 года, то бланк документа будет образца 1938-го или 1973 года, а вкладыш в нее необходимо делать современный - 2003 года. Если вы выявили, что трудовая книжка составлена не на нужном бланке, то следует сделать ее дубликат или оформить новую.
Если в трудовой книжке одного из сотрудников кадровик выявил ошибку, которую допустил предыдущий работодатель, действовать можно 2 способами. Первый - работник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке . Второй способ - компания, где человек трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. При этом исправительные записи нужно делать согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек . После последней записи указывают следующий порядковый номер и дату внесения исправления. А затем под одним порядковым номером вписывают 2 фразы: "Запись за номером... недействительна" и правильную запись.
В трудовой книжке помимо полного названия организации нужно указывать и ее сокращенное наименование. Если у компании есть не только полное, но и сокращенное название, то в трудовую книжку записываются оба.
Записи об увольнениях в этом документе должны заверяться печатью работодателя, к которой можно отнести и печать кадровой службы организации, если она отвечает всем требованиям, предъявляемым к печати организации, а именно: она должна быть круглой и содержать следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• место ее нахождения.

Дополнительно к названным реквизитам печать организации может содержать надпись "Отдел кадров".
При отсутствии печати после записи об увольнении работника появляется проблема с приемом его на основное место работы, ведь факт прекращения работы по предыдущему основному месту работы не подтвержден (не удостоверен печатью). Этой проблемы не возникает, если до прихода к вам работник работал у индивидуального предпринимателя, поскольку они могут не иметь печать.
К группе документов, связанных с работником, относятся, в частности, локальные нормативные акты (например, положение о премировании, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), трудовой договор, штатное расписание, табель учета рабочего времени и т. д. Кадровые документы подписываются руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.
Личное дело не является обязательным для оформления, за исключением личных дел госслужащих. Но если вы завели его, то начинают действовать требования Основных правил работы архивов организаций. Срок хранения личного дела - 75 лет.

Отказ в приеме на работу

Работодатель может отказать в приеме на работу в случаях, когда он сослался на условие, предусмотренное федеральным законом, или обосновал свой отказ отсутствием у соискателя необходимых деловых качеств.

Валентина Андреева:
- Отметим, на какие именно условия можно сослаться, отказывая в заключении трудового договора:

Отказывая конкретному претенденту в заключении с ним трудового договора, работодатель обязан объяснить ему причину отказа и по требованию обратившегося лица изложить ее в письменной форме . Если, по мнению соискателя, отказ в приеме на работу является незаконным, он вправе обжаловать его в судебном порядке .

Слушатели спрашивают...

Как обычно, во второй части онлайн-семинара слушатели задавали лектору интересующие их вопросы. Рассмотрим некоторые из них.

Какие последствия ожидают работодателя, если он вовремя не выдал трудовую книжку работнику, который уволился?

Согласно статье 234 Трудового кодекса работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи ему трудовой книжки. Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и т. д. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация .

Организация приняла решение о сокращении числа работников. Однако в связи с уходом сотрудницы в отпуск по беременности и родам появляется временно вакантное место. Должен ли работодатель предложить его увольняемым работникам?

При увольнении по сокращению численности или штата работников работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу . При уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам за ней сохраняется место работы, следовательно, оно временно свободное, а не вакантное. Такое место работы руководитель не вправе не только предлагать сокращаемым работникам, но и давать, если они попросят об этом. Можно сделать так: уволить сотрудника по сокращению штата, а на следующий день принять его на работу по срочному договору на временно свободное место.

Сотрудник уволился с работы по собственному желанию. Однако отказался получить трудовую книжку, мотивируя это тем, что с ним неправильно произвели расчет. Обязан ли работодатель выплатить сотруднику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

Оплата вынужденного прогула за дни задержки трудовой книжки производится в том случае, если такая задержка произошла по вине работодателя . Поскольку работник отказался от получения трудовой книжки, вынужденный прогул ему не должен оплачиваться.

Преподаватель выполняет для организации работу по гражданско-правовому договору. Имеет ли он право на отпуск? Заводить ли на такого сотрудника трудовую книжку?

Специалисту, который выполняет работу по гражданско-правовому договору, отпуск не предоставляется, так как право на отпуск возникает только при заключении трудового договора. Трудовую книжку на таких сотрудников заводить не нужно.

Компания приняла решение о сокращении штата работников целого подразделения. Однако одна из сотрудниц находится в отпуске по уходу за ребенком. Может ли организация уволить такую работницу?

Нельзя уволить работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске, в том числе и по уходу за ребенком . Кроме того, согласно абзацу 4 статьи 256 Трудового кодекса на период отпуска по уходу за ребенком за сотрудницей сохраняется место работы (должность). Исключить ее должность из штатного расписания также нельзя. Необходимо дождаться окончания отпуска и предупредить сотрудницу о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников. И только через 2 месяца трудовой договор может быть расторгнут. Это можно сделать раньше с письменного согласия работницы. В этом случае работодатель должен выплатить сотруднице дополнительную компенсацию в размере среднего заработка за время, оставшееся до истечения срока предупреждения об увольнении. Кроме того, за ней сохраняются выплаты, предусмотренные статьей 178 Трудового кодекса: выходное пособие в размере среднего месячного заработка и средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения.

Организация ликвидируется, при этом создано новое юридическое лицо. Обязан ли работодатель перевести декретниц во вновь созданную компанию? Если нет, то как их уволить?

Работодатель в данном случае вправе (но не обязан) предложить декретницам увольнение в порядке перевода во вновь созданную компанию. В случае ликвидации организации трудовые договоры с работницами, находящимися в отпуске по беременности и родам, расторгаются по пункту 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса.

Т.В. Сударева ,
старший финансовый консультант юридической компании "Налоговик"

Статьей 125 Трудового кодекса предусмотрена возможность разделения ежегодного отпуска на части при взаимном согласии работника и работодателя. Законом не определена форма такого соглашения. Это означает, что деление отпуска на части производится по заявлению работника, изъявившего желание разделить отпуск, и с согласия администрации. Напротив, если инициатива исходит от работодателя, то он в письменной форме предлагает работнику взять часть отпуска, а тот либо соглашается на это предложение, либо пишет заявление на весь срок очередного отпуска.
Если же зафиксировать дробление ежегодного отпуска на части в трудовом договоре либо в дополнении к нему, это будет выглядеть как принуждение со стороны работодателя и приведет к неисполнению норм трудового законодательства, а именно нарушит право работника на длительный непрерывный отдых. Ведь работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Замена денежной компенсацией допускается лишь за время отпуска, превышающее 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Отпуск как вид времени отдыха обязателен и для работодателя, и для работника. Поскольку статья 114 Трудового кодекса гласит, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Только в исключительных случаях допускается перенесение отпуска на следующий год, если это обусловлено производственной необходимостью и работник согласен на такой перенос (ст. 124 ТК РФ). Эта же статья налагает запрет на непредоставление работнику отпуска в течение 2 лет подряд.

Подготовила
Е.Н. Подлипалина ,
эксперт журнала

1 п. 1 ст. 77 ТК РФ
2 ст. 125 ТК РФ
3 приказ Росархива от 23.12.2009 N 76
4 ст. 37 Конституции РФ
5 ст. 2 ТК РФ
6 приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н
7 п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
8 Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 N 69
9 ст. 63 ТК РФ
10 абз. 2, 3, 4 ст. 63 ТК РФ
11 ст. 65 ТК РФ
12 ст. 266 ТК РФ
13 подп. "б" ст. 44, ст. 47 УК РФ
14 ст. 64 ТК РФ
15 абз. 6 ст. 64 ТК РФ
16 ст. 237 ТК РФ
17 ст. 81 ТК РФ
18 ст. 233 ТК РФ
19 ст. 81 ТК РФ

Бизнес-процесс, связанный с управлением и содержанием персонала, является одним из наиболее затратных для компании. На проверку квалификации, оформление документов по трудоустройству, осуществление расчетов с работниками затрачиваются время, денежные и трудовые ресурсы. Выходит, организация расходует часть оборотных активов на решение второстепенных задач вместо развития приоритетного направления деятельности.

С целью упрощения ведения кадрового делопроизводства часто применяется комплекс управленческих технологий:

• аутстаффинг;
• аутсорсинг сотрудников;
• лизинг персонала.

Каждая из представленных услуг имеет свои особенности и отличия от других технологий. Однако у них есть общая черта - они упрощают процесс менеджмента сотрудников. А это создает для компании множество резервов экономии и увеличения доходов.

Аутстаффинг - переоформление персонала в специализированное кадровое агентство. Услуга предназначена для официального сокращения штата. В ходе ее применения компания расторгает формальные трудовые отношения с работниками путем их увольнения. После этого аутстаффер нанимает персонал в свой штат.

Подрядчик оформляет сотрудников, осуществляет ведение кадрового делопроизводства, финансово обеспечивает работников заказчика. Он предоставляет их в распоряжение предпринимателя на субподрядных условиях. Заказчик в свою очередь оплачивает услуги аутстаффера в порядке, предусмотренном в договоре.

В результате, на предприятии официально работают только те кадры, которые оформлены в штате. Фактически же в распоряжении руководителя может быть намного больше людей. Он управляет ими при решении важных бизнес-задач, в то время как аутстаффер полностью ведет кадровое делопроизводство.

Аутсорсинг персонала - привлечение сотрудников к занятости из специализированного агентства. Заказчиком выступает предприниматель, подрядчиком - кадровый аутсорсер. Он подбирает работников в строгом соответствии с требованиями клиента для решения бизнес-задач.

На практике реализуется одна из представленных возможностей. Аутсорсер может просто сформировать команду работников и предоставить ее предпринимателю на условиях субподряда. В этом случае заказчик будет использовать труд внешних сотрудников для получения необходимых компании результатов.

Иногда спектр задач аутсорсера расширяется. В таких ситуациях он не просто подбирает персонал, но и организует его работу. Аутсорсер занимается ведением второстепенного бизнес-процесса организации, используя для этого собственных сотрудников. При этом предприниматель не должен отвлекаться на ведение непрофильных функций компании, а просто оплачивает услуги подрядчика за их выполнение.

Лизинг персонала - привлечение сотрудников к занятости на условиях аренды. Услуга предназначена для оперативного обеспечения компании квалифицированными трудовыми ресурсами. Как правило, данная технология применяется в тех случаях, когда предприятию срочно нужны опытные специалисты для решения конкретных задач.

В рамках этой услуги к сотрудничеству привлекаются бухгалтера, юристы, менеджеры, маркетологи... Они нанимаются в компанию на условиях субподряда и занимаются выполнением должностных функций под руководством предпринимателя. Как только получен необходимый результат от проектной деятельности, услуги труда специалистов оплачиваются подрядчику и они возвращаются в распоряжение лизингодателя.

Как осуществляется кадровое делопроизводство в 2017 году

Традиционное содержание всех сотрудников в штате - подход к организации менеджмента персонала, который с каждым годом теряет свою актуальность. Сегодня все больше предприятий прибегают к использованию эффективных управленческих технологий. Они существенно упрощают кадровое делопроизводство и обеспечивают получение множества выгод.

Преимущества привлечения персонала на условиях субподряда:

• официальное уменьшение штата или предотвращение его увеличения;
• создание резервов для сокращения отделов компании (временные сотрудники заменяют постоянных, подрядчик - HR-менеджера и бухгалтера по ЗП);
• снижение нагрузки на управленческие отделы (кадровый, финансовый);
• сокращение постоянных кадровых расходов (перераспределение части постоянных затрат в статьи переменных);
• оптимизация налогообложения;
• упрощение приема на работу мигрантов;
• повышение эффективности основной деятельности.

Привлекая сотрудников из агентства подрядчика, предприниматель может в аналогичном объеме сократить собственный штат. А поскольку в отношении их не придется осуществлять ведение кадрового делопроизводства, под сокращение также могут попасть отдел кадров и бухгалтерия, ведь спектр их рабочих обязанностей сужается.

Также данные управленческие технологии способствуют оптимизации налоговых затрат. Это обусловлено двумя факторами:

• уменьшением ФОТ;
• сохранением или получением статуса малого предприятия.

ФОТ - сумма всех ЗП штатных работников - является базой для налоговых и социальных отчислений в бюджет. Сокращая штат, предприятие уменьшает ФОТ, а значит и расходы на отчисления. Компания получает статус малого предприятия в том случае, если численность ее сотрудников не превышает допустимых требований. Оптимизация кадрового делопроизводства за счет аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала позволяет официально изменять штат для сохранения желаемой налоговой категории.

Актуальность применения управленческих технологий

Кадровое делопроизводство в 2017 году для большинства компаний связано с постоянным применением аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала. И хотя эффективность каждой из представленных технологий очень высока, выбор в пользу одной из них следует делать, исходя из целей и задач организации.

Аутстаффинг применяют, если требуется:

• уменьшить формальную численность сотрудников, сохраняя фактическую;
• получить статус малого предприятия;
• освободить ресурсы компании от кадрового менеджмента;
• принять на работу сотрудников-нерезидентов;
• сократить кадровые расходы.

Аутсорсинг персонала применяется, если требуется:

• подобрать сотрудников для решения текущих задач;
• увеличить фактические трудовые ресурсы организации без изменения официального штата;
• доверить ведение второстепенного бизнес-процесса подрядчику;
• оптимизировать постоянные кадровые затраты.

Лизинг сотрудников применяется, если требуется:

• найти квалифицированных специалистов для решения конкретных бизнес-задач;
• воспользоваться проверенными трудовыми ресурсами подрядчика для получения нужного результата;
• сократить расходы на содержание квалифицированных специалистов.

Отвечая на вопрос предпринимателей «Как улучшить кадровое делопроизводство?», можно с уверенностью предложить внедрение в организацию одной из представленных в этой статье технологий.

Каждая из этих услуг способствует сокращению официального штата компании, уменьшению постоянных кадровых расходов, оптимизации налогообложения. Более того, освобождение трудовых и денежных ресурсов организации от выполнения вспомогательных функций позволяет направить их на ведение главного бизнес-процесса. В результате этого удается значительно повысить его продуктивность и увеличить размер получаемого дохода!