Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд. Документный фонд в деятельности библиотеки Документные фонды библиотек и информационных служб
Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.
Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"
Подобные документы
Архивы Пушкинского Дома, представленные писателями, поэтами и учеными Пушкинской эпохи. Особенности работы с архивными фондами в 30-е годы ХХ века. Раритеты народной книжной культуры. Архивный фонд великого князя Константина Константиновича Романова.
дипломная работа , добавлен 19.02.2014
Состав и свойства информационных ресурсов. Государственная система научно-технической информации. Универсальные библиографические информационные ресурсы. Сводные каталоги. Общая характеристика и типология. Методика составления сводных каталогов.
контрольная работа , добавлен 10.10.2008
Задачи экспертизы ценности документов. Принципы отбора документов и критерии их оценки, система экспертных органов. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях, нормативно-методические пособия.
курсовая работа , добавлен 14.09.2009
Особенности формирования библиотечно-информационной системы. Исследование национально-архитектурных школ в истории Азербайджана и деятельности современных архитектурных школ. Определение роли информационно-библиотечных ресурсов в научных разработках.
статья , добавлен 31.08.2017
Основополагающие принципы современного российского книгоиздания. Система информационных ресурсов по библиотечному делу, библиотековедению, библиографии и книговедению в издательствах высших учебных заведений России. Демократизации книжного дела.
реферат , добавлен 03.09.2010
Основные свойства телевидения как СМИ. Специфика информационно-аналитической программы "Главное" с Никой Стрижак на телеканале "Пятый". Роль ведущего, описание профессиональных качеств и имиджа Ники Стрижак. Жанровое своеобразие и тематика передачи.
дипломная работа , добавлен 10.11.2017
Информатизация как одно из важнейших направлений научно-технического прогресса, предмет и методы ее реализации. Критерии отбора документов. Аналитико-синтетическая обработка и переработка информации. Зарождение и этапы развития русской журналистики.
курсовая работа , добавлен 23.06.2011
Столяров Ю. Н. Библиотечный фонд: учебник / Ю. Н. Столяров. Санкт-Петербург: Профессия, 2015. 384 с. (Учебник для бакалавров).
В учебнике освещен весь комплекс вопросов, связанных с функционированием библиотечного фонда библиотек различных типов и видов. Библиотечный фонд представлен как сложная система, имеющая подсистемы и элементы, обладающая специфическими признаками, свойствами и функциями. Рассмотрено место библиотечного фонда в системе документных фондов страны; методологические, теоретические, технологические и управленческие аспекты моделирования, комплектования, учёта, обработки, размещения, доставки, сохранения библиотечного фонда.
Изложенные теоретические положения служат фундаментом для понимания и постановки технологии функционирования библиотечного фонда, т. е. его комплектования, учёта, обработки, размещения и сохранения, а также доставки документов библиотечным пользователям.
Учебник предназначен для бакалавров библиотечных факультетов. Он представляет интерес также для преподавателей и аспирантов, преподающих этот курс и ведущих соответствующие исследования. Он может быть использован в структурах, занимающихся подготовкой, повышением квалификации и переподготовкой библиотечных кадров, их дополнительным образованием, а также практиками-фондохранителям, комплектаторами, обработчиками и другим фондистами для самообразования.
Предисловие | 9 |
Введение. Значение библиотечного фонда | 12 |
РАЗДЕЛ I. БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД КАК СИСТЕМА | 16 |
Глава 1. Библиотечный фонд подсистема библиотеки | 16 |
§ 1. Необходимость системного подхода к изучению библиотечного фонда | 16 |
§ 2. Место библиотечного фонда в системе «библиотека» | 19 |
Глава 2. Элементы и подсистемы библиотечного фонда | 26 |
§ 1. Общие положения | 26 |
§ 2. Понятие «документ» | 27 |
§ 3. Электронный документ в библиотечном фонде | 30 |
§ 4. Подсистемы библиотечного фонда | 35 |
РАЗДЕЛ II. ТЕОРИЯ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА | 42 |
Глава 3. Библиотечный фонд как научное понятие | 42 |
§ 1. Дефиниция понятия «библиотечный фонд» | 42 |
§ 2. Свойства библиотечного фонда | 49 |
§ 3. Связи библиотечного фонда | 56 |
§ 4. Системные функции библиотечного фонда | 58 |
§ 5. Документный фонд личных библиотек | 60 |
§ 6. Библиотечный фонд в системе документных ресурсов страны | 64 |
Глава 4. Исходные положения теории функционирования библиотечного фонда | 75 |
§ 1. Функционирование библиотечного фонда: значение, содержание понятия | 75 |
§ 2. Предпосылки функционирования библиотечного фонда | 76 |
§ 3. Движущие силы функционирования библиотечного фонда | 84 |
Глава 5. Принципы функционирования библиотечного фонда | 89 |
Глава 6. Полнота библиотечного фонда | 105 |
§ 1. Общие положения | 105 |
§ 2. Степени полноты | 106 |
§ 3. Ядро библиотечного фонда | 113 |
§ 4. Критерии ценности библиотечного фонда | 117 |
РАЗДЕЛ III. УПРАВЛЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНЫМ ФОНДОМ | 124 |
Глава 7. Управление библиотечным фондом как система | 124 |
§ 1. Общие положения | 124 |
§ 2. Структура управления библиотечным фондом | 126 |
§ 3. Связи в системе управления библиотечным фондом | 130 |
§ 4. Функции управления библиотечным фондом | 133 |
Глава 8. Субъект управления библиотечным фондом | 154 |
Глава 9. Управление функционированием библиотечного фонда | 160 |
§ 1. Документационное обеспечение управления функционированием библиотечного фонда | 160 |
§ 2. Политика функционирования библиотечного фонда | 165 |
§ 3. Моделирование библиотечного фонда | 168 |
РАЗДЕЛ IV. ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА | 179 |
Глава 10. Формирование библиотечного фонда как технологический цикл | 179 |
§ 1. Технологическая структура цикла «формирование библиотечного фонда» | 179 |
§ 2. Требования к технологии формирования библиотечного фонда | 182 |
Глава 11. Комлпектование библиотечного фонда | 188 |
§ 1. Общие положения | 188 |
§ 2. Основные этапы комплектования | 191 |
РАЗДЕЛ V. ОФОРМЛЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА | 216 |
Глава 12. Приёмка и учёт библиотечного фонда | 217 |
§ 1. Приёмка новых поступлений | 217 |
§ 2. Значение» функции учёта и требования к его постановке | 218 |
§ 3. Виды учёта | 222 |
§ 4. Проверка библиотечного фонда | 225 |
Глава 13. Обработка библиотечного фонда | 229 |
§ 1. Технология обработки | 229 |
§ 2. Помещения отделов комплектования и обработки | 233 |
Глава 14. Размещение и доставка документов библиотечного фонда 237 | |
§ 1. Общие положения | 237 |
§ 2. Объемно-пространственная композиция фондохранилища | 240 |
§ 3. Размещение фонда при свободном доступе к нему | 248 |
§ 4. Размещение фонда в магазинном фондохранилище | 250 |
§ 5. Расстановка библиотечного фонда | 252 |
§ 6. Доставка документов по требованиям пользователей | 260 |
§ 7. Переход к новому технологическому циклу | 265 |
РАЗДЕЛ VI. СОХРАНЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА | 269 |
Глава 15. Теория сохранения библиотечного фонда | 269 |
§ 1. Понятие консервационного фондоведения | 269 |
§ 2. Основные понятия | 271 |
§ 3. Национальная политика сохранения библиотечного фонда | 274 |
§ 4. Ответственность должностных лиц за сохранение библиотечного фонда | 279 |
§ 5. Технология защиты библиотечного фонда в отделе хранения | 282 |
Глава 16. Социальные факторы сохранения библиотечного фонда | 291 |
§ 1. Недопущение и предотвращение угроз | 291 |
§ 2. Воспитание культуры фондопользования | 294 |
§ 3. Контроль фондопользования | 295 |
§ 4. Юридическая защита фонда | 298 |
§ 5. Финансовая защита фонда | 299 |
Глава 17. Консервация библиотечного фонда | 303 |
Глава 18. Технологии сохранения фонда в экстремальной ситуации | 316 |
§ 1. Общие положения | 316 |
§ 2. Стадии экстремальной ситуации | 320 |
§ 3. Сохранение фонда в ситуациях социогенного происхождения | 324 |
§ 4. Сохранение фонда при гидросферных экстремальных ситуациях | 328 |
§ 5. Сохранение фонда при пожаре | 333 |
Заключение | 344 |
Предметный указатель | 346 |
Глоссарий | 349 |
ГЛАВА 1. БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД ПОДСИСТЕМА БИБЛИОТЕКИ
§2. Место библиотечного фонда в системе «библиотека»
Помимо библиотечного фонда в систему «библиотека» обязательно входят ещё следующие подсистемы: контингент пользователей (КП), библиотечный персонал (БП), материально-техническая база (МТБ). Кроме обязательных подсистем в конкретно-исторических условиях возникают, существуют, развиваются, а нередко и отмирают многие необязательные подсистемы. С точки зрения формирования библиотечного фонда наибольшее значение среди них имеет справочно-поисковый аппарат (СПА), или модель библиотечного фонда.
Каждая из подсистем выполняет в системе «библиотека» собственные, качественно обособленные и вместе с тем общесистемные функции. Благодаря этому и обеспечивается целостность библиотеки как системного образования.
Библиотечный фонд взаимосвязан со всеми подсистемами библиотеки и библиотекой в целом . Различают прямые (выходные) и обратные (входные) связи.
Прямые связи . Воздействие библиотечного фонда на остальные элементы (подсистемы) библиотеки и библиотеку в целом.
Количество и содержание документов в библиотечном фонде прямо влияют на характеристики контингента пользователей: их число, состав, потребности. Большой, но по содержанию в должной мере не соответствующий интересам пользователей фонд не найдёт большого количества желающих его освоить. Фонд, соответствующий составу и интересам пользователей, но недостаточно большой по величине, тоже не привлечёт всех возможных читателей, так как из-за наличия очередей на нужные документы не сможет оперативно удовлетворять запросы. Изменение профиля фонда незамедлительно сказывается на контингенте пользователей.
Наглядный пример этого даёт ВГБИЛ, отказавшаяся в середине 1970-х гг. от приобретения естественнонаучной литературы и продолжающая комплектовать литературу лишь гуманитарного профиля. В результате читатели-естественники перестали пользоваться библиотекой.
Документы не всегда присутствуют в библиотечном фонде непосредственно: часть их постоянно отсутствует, находясь в пользовании. По телеканалам связи можно предоставить документ из фонда другой библиотеки, не трогая его при этом с места и не включая в фонд данной библиотеки. Необходимость соответствия между элементами «документ» и «пользователь» предстает в виде девиза библиотеки «Каждой книге своего читателя». Это означает, что в фонде не должно быть документов, не нужных пользователю в данный момент или в перспективе.
Существует органическая связь не только между элементом «документ» и элементом «пользователь», но также между элементом «документ» и элементом «библиотекарь». Соответственно существуют связи между подсистемами, образуемыми этими элементами. По мере развития социальных связей между документом и потребителем появляется, с одной стороны, множество документов, с другой множество потребителей. Кроме того, содержание документа предполагает разнородных потребителей. Однако и потребитель по своей природе столь же дискретен и неоднороден. Когда количество документов начинает многократно превышать возможности их освоения индивидом, самостоятельный их отбор всё более теряет свою эффективность, пока не становится невозможным вообще. Потребитель не только не всегда знает, где находится нужный ему источник информации или в каких документах содержится нужная информация, но он может вообще не знать, какие необходимые ему документы существуют, не может уследить за появлением всё новых и новых из них. Так возникает объективная необходимость в регулировании связей между документом и потребителем (для библиотеки последний становится пользователем).
В библиотеке противоречия между ними призван устранить библиотекарь. Таким образом, без множества документов не было бы надобности в библиотекаре. Главная обязанность библиотекаря знать книгу и читателя.
Не менее важна связь «документ материально-техническое устройство» и соответственно подсистем «Библиотечный фонд Материально-техническая база библиотеки». Документ двуедин по своей сути: его контент заключён в вещной, материальной форме. Как предмет, как вещь он нуждается в специальных помещениях и специальном оборудовании для комплектования, учёта, обработки, хранения, поиска и использования.
Величина и дифференциация фонда по различным признакам оказывают непосредственное влияние на кубатуру, планировку помещений и весь внешний облик библиотеки.
Например, внедрение в конце 1950-х гг. свободного, или непосредственного, доступа (иногда его ошибочно именуют открытым) к фондам потребовало коренным образом переоборудовать и реконструировать интерьер библиотек, породило гибкую планировку помещений.
Фактор величины фондов был и остаётся во всём мире наиболее важным критерием архитектурно-планировочного решения библиотечного здания любого типа.
Как материальный объект документ требует отличающихся от других элементов системы «библиотека» температурно-влажностного режима, технической, физико-химической, биологической защиты от повреждений и исчезновения. Машиновоспринимаемые документы вообще могут применяться лишь в совокупности с соответствующими техническими средствами, предназначенными для их создания, хранения и использования. В этом случае связь «документ материально-техническое устройство» настолько прочна, что без неё нельзя пользоваться ни документом, ни материально-техническим устройством. Совершенствование формы машиновоспринимаемого документа незамедлительно сказывается на техническом средстве. И наоборот: новое техническое средство подчас требует менять либо материальную форму, либо программную оболочку документа. Отказ от неперспективных форм документа влечёт за собой отказ и от соответствующих технических средств.
Связь «документ модель документа» . Как и другие элементы системы «библиотека» документ имеет в библиотеке собственную модель, роль которой выполняют: библиографическая запись, запись в учётных документах (инвентарной книге), паспорте документа, индикаторе и т. д. Модель документа связана не только со своим оригиналом, но и с другими моделями.
Читательский формуляр, представляющий собой одну из моделей пользователя библиотеки, содержит в себе либо записи о выданных документах, либо листки срока возврата, т. е. модели документа.
Влияние библиотечного фонда на систему каталогов и картотек библиотеки, которые образно называют «зеркалом фонда», очевидно. Они отражают только то, что есть в фонде, и призваны оперативно давать сведения о поступивших документах и столь же оперативно исключать сведения о выбывших.
Каталог (справочно-поисковый аппарат в целом) неотъемлемая часть развитой библиотеки. Он заключает в себе сведения о фонде, отчленённые от самого фонда.
Библиотечный фонд существенно влияет на библиотеку в целом:
- без фонда, как уже отмечалось, нет и самой библиотеки, так как фонд составляет основу, фундамент её деятельности;
- благодаря фонду библиотека обретает возможность реализовать все свои социальные функции;
- наличие фонда позволяет библиотеке относиться к условиям породившей её общественной среды не пассивно, а с момента своего возникновения изменять эти условия; наличие библиотечного фонда создаёт и круг пользователей библиотеки, способных активно и плодотворно им пользоваться;
- содержание и форма сосредоточенных в фонде документов определяют самый тип и вид библиотеки в целом.
Следовательно, от того, насколько правильно решаются проблемы формирования библиотечных фондов, зависит участь всех остальных компонентов библиотеки как социального института и её самой как целостной системы.
Обратные связи. Вместе с тем документ, а с ним и библиотечный фонд, в свою очередь, испытывают влияние других основных элементов и соответственно подсистем библиотеки.
Воздействие контингента пользователей . Свойства библиотечного фонда проявляются применительно к деятельности контингента пользователей, равно как и эта деятельность осуществляется только посредством пользования документами. Количество и потребности пользователей влияют на состав и величину фонда, причём при создании библиотеки исходят именно из потребностей библиотечных пользователей и лишь затем руководствуются формой и содержанием документа.
Разработка практически всех «фондовых» проблем базируется на показателях, связанных с контингентом пользователей и их чтением: читаемости, посещаемости, обращаемости, количестве читателей, книговыдаче, полноте удовлетворения запросов и т. д. При решении различных проблем формирования фонда используют многие аспекты теории обслуживания библиотечных пользователей (концепция различия понятий «потребность», «интерес», «запрос», «отказ», сложная структура интереса, методика многоаспектного отражения читательских интересов для полноценного отбора литературы и другие). Связь «пользователь документ» коротко воплощается в библиотечном девизе «Каждому читателю его книгу!».
Воздействие «библиотечного персонала». Отношения между документом и пользователем библиотеки регулируются не самопроизвольно, а при посредстве библиотекаря. В организации отношений между документом и пользователем библиотечному специалисту принадлежит основная роль: определить и отобрать наиболее соответствующие потребностям пользователей документы; упорядочить связи между ними (путём обработки и размещения); с помощью справочного аппарата довести их содержание до сведения пользователей; добиться их активного и адекватного использования; культурой обслуживания обеспечить оптимальные условия их восприятия. Библиотекарь, как замечал ещё Н. А. Рубакин, может «во многом увеличить влияние книги на читателя, рекомендуя ему для него книги подходящие, и, если можно так выразиться, стрелять ими наверняка».
Воздействие материально-технической базы библиотеки. Активно влияет на библиотечный фонд и материально-техническая база библиотеки, применяемые ею средства механизации и автоматизации. От величины и конфигурации библиотечных помещений, от номенклатуры и характеристик технических средств, библиотечного оборудования непосредственно зависят технология и условия комплектования, учёта, обработки, размещения, хранения документов и средств доставки документов по заявкам пользователей, а также средств раскрытия библиотечного фонда перед контингентом пользователей.
Механизированные устройства (обработки документов, их учёта, размещения, доставки) призваны заменить физические усилия человека. Автоматизированные и автоматические системы имеют целью многократно облегчить его умственные затраты , одновременно освободив его от выполнения трудо- и временеёмких рутинных операций. Автоматизация более всего оправдывает себя на тех участках формирования фонда, где имеется творческое начало.
Свои задачи библиотеки решают эффективнее, если на поиск и ожидание затребованных источников читатель тратит минимум времени, да к тому же имеет возможность не переписывать требуемый материал, а получить его копию. Результативность его труда повышается ещё более, когда он имеет доступ к фонду по телеканалам связи. Если при этом персональный компьютер установлен на его рабочем месте или дома, то отпадает необходимость посещения библиотеки, что значительно экономит его время. Полезно это и для библиотечного фонда: он меньше изнашивается, повышается гарантия сохранности.
Влияние технических средств на библиотечный фонд хорошо иллюстрирует тот факт, что уже сейчас многие виды документа без этих средств нельзя ни приобрести, ни использовать. Так, начиная приобретать лазерные оптические диски, необходимо одновременно закупать и соответствующую аппаратуру, позволяющую пользоваться ими.
Воздействие справочно-поискового аппарата. Полнота и многоаспектность раскрытия фонда перед пользователем в значительной степени зависят от качества системы каталогов и картотек, которые раскрывают содержание библиотечного фонда во всех существенных для пользователя аспектах. Без них книгохранилище комната с сокровищами, ключ от которой потерян. Связь между библиотечным фондом и системой каталогов осуществляется посредством индексов и шифров, идентифицирующих место документа в фондохранилище.
Таким образом, документ (библиотечный фонд) находится в нерасторжимой диалектической взаимной связи с другими элементами (подсистемами) библиотеки, благодаря чему обеспечиваются её целостность и качественное своеобразие, отличающее библиотеку от других социальных институтов. Библиотечный фонд занимает в системе «библиотека» относительно автономное место, что позволяет не путать его с другими подсистемами и библиотекой в целом и тем самым не распространять на него не свойственные ему функции. Фонд автономен не только по существу, но и физически. Для технологических работ по его формированию, для его использования требуется соответствующее пространство (по данным всероссийской переписи библиотек, в начале XXI в. помещения для хранения фондов занимали 34,2% всей площади библиотек).
Связи взаимодействия (структурные связи) - это взаимосвязи между подфондами. Они образуют относительно жесткую конструкцию фонда, которая отражает соотношение или соподчиненность между группами документов, которая называется структурой документного фонда.
Первоэлементом документного фонда, т. е. его элементарным неделимым компонентом, является документ.
Для первоначального формирования документный фонд черпает материал из других документных подсистем:
Из существующих рядом документных систем. В обществе созданы специальные документные системы, предназначенные для распространения документов, - издательства и книготорговые организации, обменные фонды и пр. Кроме того, возможен обмен документами между различными документными фондами или дарение документов из личных собраний и т. п.;
Из предшествующих систем. Такая ситуация возникает, если фонд формируется на основе передачи в него не отдельных документов, а целых законченных собраний документов. Например, во многих университетах сохраняется традиция передавать в университетскую библиотеку личные библиотеки и архивы профессоров после их кончины. Кроме того, при закрытии библиотек или иных информационных учреждений их документные фонды передаются в другие, действующие библиотеки или информационные службы;
Из несистемных документных образований, т. е. из неупорядоченных совокупностей документов. Музейные работники иногда находят антикварные предметы на свалках. В трудные 1990-е гг. библиотеки открывали на своей базе пункты приема от населения макулатуры, отыскивая иногда среди печатных изданий, сданных в утиль, ценные документы для пополнения своих фондов.
Выбор источников получения документов для первоначального собирания фонда зависит, прежде всего, от профиля создаваемого фонда.
Документы, которые принадлежали разным системам, пока еще разрознены. Полученная в результате совокупность документов еще не является фондом, поскольку между документами пока не установились взаимосвязи, превращающие их в целостную систему.
В каждой системе устанавливаются три вида взаимосвязей, которые и обеспечивают единство и устойчивость системы. Характерны они и для документного фонда.
Связи взаимодополнения являются необходимым минимумом, достаточным для возникновения системного единства фонда. Суть их состоит в том, что каждый документ, входящий в фонд, привносит какую-то новую информацию по профилю фонда и тем самым дополняет другие. В этом случае простая совокупность документов переходит на новый качественный уровень полноты представления знания, накопленного человечеством.
Связи противодействия обеспечивают развитие фонда в соответствии с диалектическим законом единства и борьбы противоположностей. Все документы и подфонды неизбежно вступают в противоречие друг с другом. Например, новый документ, содержащий новую, более современную информацию отрицает уже имеющийся, ставит вопрос о необходимости хранения устаревшего, что приводит к его списанию, а в результате происходит обновление документного фонда. Появление электронных версий журналов заставляет задуматься о необходимости подписки на периодику в ее традиционном виде.
Итак, для превращения документов в документный фонд необходимо установление разнообразных системных связей, обеспечивающих единство и развитие нового документного собрания. Каждый из видов взаимосвязей решает свою задачу. Так, связи взаимодополнения обеспечивают фонду способность полно удовлетворять поступающие информационные запросы по его профилю. Структурные взаимосвязи, упорядочивая документы в фонде и обеспечивая взаимодействие между подфондами, способствуют повышению оперативности удовлетворения запросов. Связи противодействия обеспечивают развитие документного фонда, вынуждают его обновляться, гибко реагировать на изменившиеся условия и соответствовать актуальным требованиям потребителей.
Как известно, движущей силой развития всегда служат противоречия, преодоление и разрешение которых и выводит систему на новый качественный уровень. Для документных фондов наиболее значимыми являются следующие противоречия:
противоречие между сохранностью и использованием документов из фонда. Поскольку при частом использовании документы быстро изнашиваются, ветшают, фонд постепенно перестает качественно удовлетворять информационные запросы и потому теряет свою востребованность. Для сохранения документов на длительное время требуется ужесточение режимов использования: ограничение доступа для большинства пользователей, сокращение сроков выдачи или времени экспозиции документов и др. Однако снижение доступности документов противоречит целевому назначению документных фондов, ориентированных в первую очередь на удовлетворение информационных потребностей. Для преодоления этого противоречия внедряются различные технологии реставрации, консервации и копирования документов. Создание электронных копий документов обеспечивает удаленный доступ к документным собраниям широких кругов потребителей.
противоречие между потребностью в обновлении документного фонда и ресурсными ограничениями в его развитии. Для качественного удовлетворения запросов потребителей информации требуются все новые документы, доступ к сетевым ресурсам. Однако финансовых ресурсов всегда не хватает; ограниченные площади помещений сдерживают рост фондов; существует дефицит высококвалифицированных сотрудников и т. д. Преодоление данного противоречия требует усилий от руководителей и специалистов библиотек и информационных служб по привлечению инвестиций для формирования качественных информационных ресурсов, по поиску более компактных форм документов, взаимоиспользованию информационных ресурсов с другими держателями документных фондов, а также обучения и мотивирования сотрудников на постоянное профессиональное развитие, рационализации использования труда высококвалифицированных библиотечных/информационных специалистов, освобождение их от рутинной, механической работы и др.
противоречие между рассеянием документов в пространстве и необходимостью их сосредоточения в документном фонде. Для того чтобы выявить необходимые документы по профилю, нужно найти информацию о том, где они были созданы, кто их распространяет, какие документы по профилю существуют в мире. Но такая информация тоже рассеяна и труднодоступна по разным причинам - языковым, технологическим и др. Преодоление данного противоречия ориентирует специалистов на постоянное слежение за состоянием рынка информационных ресурсов, выявление поставщиков документов, создание полноценной системы источников информации о вновь появляющихся документах и т. п.
противоречие между динамикой информационных потребностей и относительной консервативностью документного фонда, запаздыванием в его обновлении. Информационные потребности всегда будут развиваться в опережающем режиме по отношению к информационным ресурсам. Документы и документные ресурсы создаются в ответ на возникшую потребность в той или иной информации. Поэтому данное противоречие полностью преодолеть невозможно. Но задача профессионалов в области библиотечно-информационной деятельности - сократить время между появлением нового документа и его включением в состав информационных ресурсов, поскольку выявление вновь вышедших документов, их обработка и организация доступа к ним требуют временных и трудовых затрат. Средствами для разрешения этого противоречия являются внедрение сетевых технологий, рациональная организация труда специалистов и корпоративные усилия по созданию распределенных информационных ресурсов.
Таким образом, в процессе осуществления своей деятельности библиотечный/информационный специалист вынужден постоянно разрешать эти противоречия. Чем выше уровень их осознания профессиональным сообществом, тем более целенаправленно и эффективно осуществляется деятельность по формированию документного фонда и информационных ресурсов общества в целом.
В связи с этим становится актуальным формирование системы управления документным фондом. В каждой информационной организации должен быть субъект - отдельное должностное лицо или подразделение (отдел), в задачи которого входило бы развитие всей системы «документный фонд», обеспечение его высокого качества, формирование эффективной структуры, корректировка его связей с внешней средой. В музеях и архивах эти функции выполняет главный хранитель фонда. В библиотеках, к сожалению, пока нет такого субъекта: управленческие функции рассредоточены между разными сотрудниками, которые не всегда успешно взаимодействуют друг с другом.
Итак, моносистемный подход к документному фонду помогает понять, как из разрозненных документов появляется качественно новое целое - документный фонд, объясняет глубинные механизмы его развития, выявляет сущность возникающих проблем в процессе его функционирования. Благодаря анализу внутренних взаимосвязей и закономерностей развития документного фонда управляющий субъект обретает возможность принимать обоснованные управленческие решения и оказывать целенаправленное влияние на все процессы, происходящие в документном фонде.
Полисистемный подход к документному фонду
В отличие от моносистемного подхода, полисистемный подход рассматривает документный фонд как часть многосистемного мира, как элемент более крупных систем. С точки зрения полисистемного подхода, все объекты действительности являются подсистемами каких-либо макросистем разного порядка, которые в свою очередь входят в качестве составной части в еще более крупные системы, образуя сложную иерархию. Функции, которые выполняет документный фонд как компонент различных макросистем, определяют его состав, структуру и развитие. Полисистемный взгляд на документный фонд дает многомерное его понимание, представление его в разных системах координат в зависимости от того, с точки зрения какой из макросистем он рассматривается, а также позволяет видеть и анализировать не только его внутренние, но и внешние взаимосвязи. Иными словами, часть - документный фонд - познается, опираясь на знание общего, через закономерности, характерные для более широкой системы, в которую он входит.
Документный фонд можно рассматривать как необходимую составную часть, по крайней мере, четырех макросистем:
1) системы информационной организации, к которой он относится;
2) системы документных коммуникаций;
3) системы социальных коммуникаций;
4) мирового информационного пространства.
Впервые документный фонд как подсистему библиотеки рассмотрел Ю. Н. Столяров в монографии «Библиотека: структурно-функциональный подход». По аналогии можно рассматривать документный фонд в системе других информационных организаций.
С системной точки зрения, информационная организация включает в себя пять обязательных подсистем, тесно взаимосвязанных между собой и потому взаимовлияющих на состояние друг друга и определяющих функционирование информационной организации в целом. Помимо документного фонда, подсистемами информационной организации являются:
пользователи - потребители, носители профильных информационных потребностей, которые они облекают в форму запросов на информацию, содержащуюся в документном фонде. Ради удовлетворения их информационных потребностей и создаются информационные организации;
персонал - сотрудники информационной организации, которые осуществляют информационную деятельность, в том числе формируют документный фонд, производят и предоставляют пользователям информационные продукты и услуги;
материально-техническая база информационной организации - это производственная среда и средства информационной деятельности: здания/помещения, их техническое оснащение, коммуникации, программное обеспечение, оборудование, мебель и т. п., а также финансовые средства, необходимые для поддержания функционирования информационной организации;
справочно-поисковый аппарат ( СПА), который представлен в виде каталогов, картотек, баз данных и иных поисковых систем, обеспечивающих удобный поиск документов и информации в документном фонде.
Как видим, документный фонд выступает здесь как самостоятельная и равноправная подсистема информационной организации, которая зависит от состояния и функционирования других подсистем и в свою очередь сама влияет на них. Его основное назначение в этой системе - быть информационным ресурсом для производства информационных продуктов и услуг с целью удовлетворения запросов пользователей.
Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы.
Связи взаимодействия (структурные связи) - это взаимосвязи между подфондами. Οʜᴎ образуют относительно жесткую конструкцию фонда, которая отражает соотношение или соподчиненность между группами документов, которая принято называть структурой документного фонда.
Первоэлементом документного фонда, т. е. его элементарным неделимым компонентом, является документ.
Для первоначального формирования документный фонд черпает материал из других документных подсистем:
‣‣‣ из существующих рядом
документных систем. В обществе созданы специальные документные системы, предназначенные для распространения документов, - издательства и книготорговые организации, обменные фонды и пр.
Размещено на реф.рф
Кроме того, возможен обмен документами между различными документными фондами или дарение документов из личных собраний и т. п.;
‣‣‣ из предшествующих систем. Такая ситуация возникает, в случае если фонд формируется на базе передачи в него не отдельных документов, а целых законченных собраний документов. К примеру, во многих университетах сохраняется традиция передавать в университетскую библиотеку личные библиотеки и архивы профессоров после их кончины. Вместе с тем, при закрытии библиотек или иных информационных учреждений их документные фонды передаются в другие, действующие библиотеки или информационные службы;
‣‣‣ из несистемных документных образований, т. е. из неупорядоченных совокупностей документов. Музейные работники иногда находят антикварные предметы на свалках. В трудные 1990-е гᴦ. библиотеки открывали на своей базе пункты приема от населения макулатуры, отыскивая иногда среди печатных изданий, сданных в утиль, ценные документы для пополнения своих фондов.
Выбор источников получения документов для первоначального собирания фонда зависит, прежде всего, от профиля создаваемого фонда.
Документы, которые принадлежали разным системам, пока еще разрознены. Полученная в результате совокупность документов еще не является фондом, поскольку между документами пока не установились взаимосвязи, превращающие их в целостную систему.
В каждой системе устанавливаются три вида взаимосвязей, которые и обеспечивают единство и устойчивость системы. Характерны они и для документного фонда.
Связи взаимодополнения являются необходимым минимумом, достаточным для возникновения системного единства фонда. Суть их состоит в том, что каждый документ, входящий в фонд, привносит какую-то новую информацию по профилю фонда и тем самым дополняет другие. В этом случае простая совокупность документов переходит на новый качественный уровень полноты представления знания, накопленного человечеством.
Связи противодействия обеспечивают развитие фонда в соответствии с диалектическим законом единства и борьбы противоположностей. Все документы и подфонды неизбежно вступают в противоречие друг с другом. К примеру, новый документ, содержащий новую, более современную информацию отрицает уже имеющийся, ставит вопрос о крайне важно сти хранения устаревшего, что приводит к его списанию, а в результате происходит обновление документного фонда. Появление электронных версий журналов заставляет задуматься о крайне важно сти подписки на периодику в ее традиционном виде.
Итак, для превращения документов в документный фонд необходимо установление разнообразных системных связей, обеспечивающих единство и развитие нового документного собрания. Каждый из видов взаимосвязей решает свою задачу. Так, связи взаимодополнения обеспечивают фонду способность полно удовлетворять поступающие информационные запросы по его профилю. Структурные взаимосвязи, упорядочивая документы в фонде и обеспечивая взаимодействие между подфондами, способствуют повышению оперативности удовлетворения запросов. Связи противодействия обеспечивают развитие документного фонда, вынуждают его обновляться, гибко реагировать на изменившиеся условия и соответствовать актуальным требованиям потребителей.
Как известно, движущей силой развития всегда служат противоречия, преодоление и разрешение которых и выводит систему на новый качественный уровень. Для документных фондов наиболее значимыми являются следующие противоречия:
противоречие между сохранностью и использованием
документов из фонда. Поскольку при частом использовании документы быстро изнашиваются, ветшают, фонд постепенно перестает качественно удовлетворять информационные запросы и потому теряет свою востребованность. Важно заметить, что для сохранения документов на долгое время требуется ужесточение режимов использования: ограничение доступа для большинства пользователей, сокращение сроков выдачи или времени экспозиции документов и др.
Размещено на реф.рф
При этом снижение доступности документов противоречит целевому назначению документных фондов, ориентированных в первую очередь на удовлетворение информационных потребностей. Для преодоления этого противоречия внедряются различные технологии реставрации, консервации и копирования документов. Создание электронных копий документов обеспечивает удаленный доступ к документным собраниям широких кругов потребителей.
‣‣‣ противоречие между потребностью в обновлении документного фонда и ресурсными ограничениями в его развитии. Для качественного удовлетворения запросов потребителей информации требуются все новые документы, доступ к сетевым ресурсам. При этом финансовых ресурсов всегда не хватает; ограниченные площади помещений сдерживают рост фондов; существует дефицит высококвалифицированных сотрудников и т. д. Преодоление данного противоречия требует усилий от руководителей и специалистов библиотек и информационных служб по привлечению инвестиций для формирования качественных информационных ресурсов, по поиску более компактных форм документов, взаимоиспользованию информационных ресурсов с другими держателями документных фондов, а также обучения и мотивирования сотрудников на постоянное профессиональное развитие, рационализации использования труда высококвалифицированных библиотечных/информационных специалистов, освобождение их от рутинной, механической работы и др.
‣‣‣ противоречие между рассеянием документов
в пространстве и крайне важно стью их сосредоточения в документном фонде.
Для того чтобы выявить необходимые документы по профилю, нужно найти информацию о том, где они были созданы, кто их распространяет, какие документы по профилю существуют в мире. Но такая информация тоже рассеяна и труднодоступна по разным причинам - языковым, технологическим и др.
Размещено на реф.рф
Преодоление данного противоречия ориентирует специалистов на постоянное слежение за состоянием рынка информационных ресурсов, выявление поставщиков документов, создание полноценной системы источников информации о вновь появляющихся документах и т. п.
‣‣‣ противоречие между динамикой информационных потребностей и относительной консервативностью документного фонда, запаздыванием в его обновлении. Информационные потребности всегда будут развиваться в опережающем режиме по отношению к информационным ресурсам. Документы и документные ресурсы создаются в ответ на возникшую потребность в какой-либо информации. По этой причине данное противоречие полностью преодолеть невозможно. Но задача профессионалов в области библиотечно-информационной деятельности - сократить время между появлением нового документа и его включением в состав информационных ресурсов, поскольку выявление вновь вышедших документов, их обработка и организация доступа к ним требуют временных и трудовых затрат. Средствами для разрешения этого противоречия являются внедрение сетевых технологий, рациональная организация труда специалистов и корпоративные усилия по созданию распределенных информационных ресурсов.
Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в процессе осуществления своей деятельности библиотечный/информационный специалист вынужден постоянно разрешать эти противоречия. Чем выше уровень их осознания профессиональным сообществом, тем более целенаправленно и эффективно осуществляется деятельность по формированию документного фонда и информационных ресурсов общества в целом.
В связи с этим становится актуальным формирование системы управления документным фондом. В каждой информационной организации должен быть субъект - отдельное должностное лицо или подразделение (отдел), в задачи которого входило бы развитие всей системы ʼʼдокументный фондʼʼ, обеспечение его высокого качества, формирование эффективной структуры, корректировка его связей с внешней средой. В музеях и архивах эти функции выполняет главный хранитель фонда. В библиотеках, к сожалению, пока нет такого субъекта: управленческие функции рассредоточены между разными сотрудниками, которые не всегда успешно взаимодействуют друг с другом.
Итак, моносистемный подход к документному фонду помогает понять, как из разрозненных документов появляется качественно новое целое - документный фонд, объясняет глубинные механизмы его развития, выявляет сущность возникающих проблем в процессе его функционирования. Благодаря анализу внутренних взаимосвязей и закономерностей развития документного фонда управляющий субъект обретает возможность принимать обоснованные управленческие решения и оказывать целенаправленное влияние на все процессы, происходящие в документном фонде.
Полисистемный подход к документному фонду
В отличие от моносистемного подхода, полисистемный подход рассматривает документный фонд как часть многосистемного мира, как элемент более крупных систем. С точки зрения полисистемного подхода, все объекты действительности являются подсистемами каких-либо макросистем разного порядка, которые в свою очередь входят в качестве составной части в еще более крупные системы, образуя сложную иерархию. Функции, которые выполняет документный фонд как компонент различных макросистем, определяют его состав, структуру и развитие. Полисистемный взгляд на документный фонд дает многомерное его понимание, представление его в разных системах координат исходя из того, с точки зрения какой из макросистем он рассматривается, а также позволяет видеть и анализировать не только его внутренние, но и внешние взаимосвязи. Иными словами, часть - документный фонд - познается, опираясь на знание общего, через закономерности, характерные для более широкой системы, в которую он входит.
Документный фонд можно рассматривать как необходимую составную часть, по крайней мере, четырех макросистем:
1) системы информационной организации, к которой он относится;
2) системы документных коммуникаций;
3) системы социальных коммуникаций;
4) мирового информационного пространства.
Впервые документный фонд как подсистему библиотеки рассмотрел Ю. Н. Столяров в монографии ʼʼБиблиотека: структурно-функциональный подходʼʼ. По аналогии можно рассматривать документный фонд в системе других информационных организаций.
С системной точки зрения, информационная организация включает в себя пять обязательных подсистем, тесно взаимосвязанных между собой и потому взаимовлияющих на состояние друг друга и определяющих функционирование информационной организации в целом. Помимо документного фонда, подсистемами информационной организации являются:
‣‣‣ пользователи - потребители, носители профильных информационных потребностей, которые они облекают в форму запросов на информацию, содержащуюся в документном фонде. Ради удовлетворения их информационных потребностей и создаются информационные организации;
‣‣‣ персонал - сотрудники информационной организации, которые осуществляют информационную деятельность, в т.ч. формируют документный фонд, производят и предоставляют пользователям информационные продукты и услуги;
‣‣‣ материально-техническая база информационной организации - это производственная среда и средства информационной деятельности: здания/помещения, их техническое оснащение, коммуникации, программное обеспечение, оборудование, мебель и т. п., а также финансовые средства, необходимые для поддержания функционирования информационной организации;
‣‣‣ справочно-поисковый аппарат ( СПА), который представлен в виде каталогов, картотек, баз данных и иных поисковых систем, обеспечивающих удобный поиск документов и информации в документном фонде.
Как видим, документный фонд выступает здесь как самостоятельная и равноправная подсистема информационной организации, которая зависит от состояния и функционирования других подсистем и в свою очередь сама влияет на них. Его основное назначение в этой системе - быть информационным ресурсом для производства информационных продуктов и услуг с целью удовлетворения запросов пользователей.
Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Документный фонд в системе библиотеки/ информационной службы." 2017, 2018.