Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

М.М. Ларин

Документационное обеспечение управления проектами (отечественный и зарубежный опыт)

Ключевые слова: проект, документационное обеспечение управления, управление проектом, унифицированная система документации.

Модернизационный путь развития, на который вступила наша страна в ответ на глобальные вызовы мирового финансового и экономического кризиса, требует скорейшего внедрения передовой техники, современных технологий и методов управления во все сферы жизни общества и государства. Программно-целевые методы управления социально-экономическими системами, давно ставшие повседневной практикой в развитых странах, применяются уже и в России: в крупных национальных проектах, федеральных целевых программах, при переходе к целевому планированию и бюджетированию, ориентированному на конечный результат. Достаточно взглянуть на бюджет страны, чтобы убедиться в том, что он содержит особые статьи по финансированию государством ряда федеральных целевых программ. По сути это группы проектов, координированно управляемых с помощью названных методов. В дальнейшем именно управлению проектами будет принадлежать ведущая роль в модернизации, которую можно представить как совокупность реализуемых крупных, масштабных и малых проектов, направленных на дальнейшее развитие и совершенствование техники и технологий, повышение конкурентоспособности в глобальной рыночной среде, улучшение качества жизни.

Понятие «проект» зарубежные ученые трактуют как совокупность разнообразных видов деятельности, объединенных рядом общих признаков. Так, любой из них направлен на достижение конкретных целей и определенных результатов; характеризуется координированным выполнением многочисленных, взаимосвязанных действий; ограничен во времени, т. е. имеет начало и конец. В отличие от производственной системы, проект предполагает однократную деятельность до получения конечного результата, все чаще становясь основной формой деятельности организации. Другими словами, проект - это работа, которая должна быть выполнена для достижения уникального, заранее определенного результата в рамках установленных сроков и бюджета1.

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между появлением и завершением) является исходным для его финансирования, которое, в свою очередь, служит основанием для разделения работ на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы (стадии). В реальности этот процесс более сложный и многоступенчатый. Его первая стадия (концептуальная) включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта; вторая стадия - разработка проекта, в ходе которой определяются структура работ и исполнители, выстраиваются календарные графики работ, разрабатываются бюджет проекта и проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключаются контракты с подрядчиками и поставщиками; третья стадия - выполнение проекта, когда осуществляются работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала и др.); четвертая стадия (завершение проекта) состоит обычно из приемочных испытаний, опытной эксплуатации и сдачи проекта в эксплуатацию; пятая стадия (эксплуатационная) включает приемку, запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

При этом каждой стадии управления проектами соответствует определенный набор документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку мероприятий. Однако система его документационного обеспечения, несмотря на довольно широкое распространение в России и за рубежом проектного способа выполнения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, до сих пор не выработана, не определен необходимый и достаточный состав документов, способных обеспечить рациональное исполнение отдельных функций управления в рамках проекта.

Понимая насущную необходимость решения этой проблемы, попытаемся в данной статье представить видовой состав документации по соответствующим стадиям управления проектами и обозначить перспективы совершенствования управления документами в процессе проектной деятельности. Для достижения поставленной цели были проанализированы действующие нормативные правовые акты Российской Федерации (федеральные законы и постановления правительства2, стандарты и правила3), отечественная4 и зарубежная5 литература, преимущественно американских и английских специалистов из различных организаций по управлению проектами, а также практика управления проектами во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела в процессе выполнения заданий федеральных целевых программ.

Состав документов, создаваемых и используемых на первой стадии формирования проекта, установлен лишь для федеральных целевых программ. Это необходимый и достаточный комплекс документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, установленный Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Иначе обстоит дело с инновационными (инициативными) проектами, документационное обеспечение которых на данной стадии управления до сих пор обсуждается специалистами. Одни выделяют такие документы, как проектное задание (название, цель, задачи, организация, утверждение проекта с подписями главных его участников), соглашение о цели, задачах и ожидаемых результатах6, а другие обосновывают необходимость создания большего количества документов, называя среди них план, график проекта, описание продукта. Так, К.Хелдман (США) важное значение придает разработке устава проекта, считая его основой для планирования, выполнения и контроля работ. По ее мнению, он должен давать общее представление о проекте, его цели и результатах, содержать пакет дополнительных документов, подсчет ресурсов и затрат, а по необходимости и исследование возможностей. В уставе следует также зафиксировать роль и ответственность руководителя, персонала, спонсора проекта и исполнительных менеджеров. При этом К.Хелдман допускает, что если проект реализуется по контракту, то тот может выполнять роль устава. Разумеется, Хелдман постоянно подчеркивает и важность разработки документов, касающихся бюджета проекта7.

Именно на концептуальной стадии, по мнению А.Д. Орра (Великобритания), необходимо создание экономической модели - одной из ключевых составляющих начального этапа реализации любого сложного проекта, которая может быть представлена бизнес-планом8. Отечественные специалисты относят к данной стадии такие документы, как стратегический инвестиционный и бизнес-планы, технико-экономическое обоснование и проектное задание9.

Состав документации для второй стадии, связанной с разработкой проекта, столь же строго продиктован условиями его выполнения. Так, правовые отношения и финансовые обязательства участников государственного проекта отражаются в нескольких

организационно-правовых документах. Отношения заказчика и головного исполнителя регулируются государственным контрактом, к которому прилагаются техническое задание (технические требования), рабочая программа и календарный план. В свою очередь, отношения головного исполнителя и соисполнителей регулируются договором между сторонами; дополнительным соглашением, включающим календарный план и техническое задание; сметой расходов. В договоре как основном правовом документе определяются его предмет; стоимость (договорная цена) работ и порядок расчетов между сторонами; сроки и порядок исполнения работ; права, обязанности и ответственность сторон; права интеллектуальной собственности на результаты работы; порядок приемки работ; особые условия и форс-мажорные обстоятельства; условия конфиденциальности; организационные вопросы; юридические адреса; банковские реквизиты; подписи сторон. К договору прилагаются смета расходов и техническое задание.

Техническое задание (ТЗ) является наиболее сложным из приложений и включает такие разделы, как общие сведения (наименование организаций заказчика и исполнителя, основания для выполнения работы, сроки начала и окончания работ, порядок внесения изменений в ТЗ); цель и основные задачи работы; требования к ее выполнению и содержанию; исходные данные, порядок проведения и этапы; требования к оформлению результатов; порядок их приемки. К договору может прилагаться план-график представления проектных материалов заказчику.

К сожалению, в отношении инициативных проектов такой определенности нет, а господствуют разнообразные подходы к определению комплекса документов, образующихся в ходе их реализации.

Например, Д.Дипроуз (США) относит к данному документному комплексу план проекта, включающий намечаемые результаты работы, конкретные задачи и их распределение между исполнителями, графики, смету; план коммуникаций (отчеты о выполнении задач каждым членом команды, способы получения и предоставления информации для участников проекта) и бюджет (расчет сметы проекта, калькуляции)10, а А.Д. Орр подробно излагает их содержание. Так, по его мнению, общий план дает полную картину деятельности по проекту, устанавливает порядок выполнения работ, собирая информацию для формирования экономической модели, раскрывает главную цель проекта и его задачи, ключевые аспекты (временные рамки, объем, качество) и риски. Составление бюджета проекта А. Д. Орр считает следующим после разработки общего плана действием и выделяет здесь такой документ, как план распределения работ, на котором основана вся деятельность по реализации проекта. Существующие планы разбиваются по управляемым участкам, комплексам работ и группам задач с использованием графика Ганта11. Вслед за этим составляется график проекта (структурная схема, последовательность и взаимозависимость работ, снижение рисков), а после его утверждения - план, содержащий общую характеристику проекта, схему контроля и механизмы управления, организацию и структуру проекта, ожидаемый его жизненный цикл, осно

Лекция 1. Современная технология и организация делопроизводства. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ).

Курс "Организация и технология документационного обеспечения управления" состоит из двух разделов: "История организации делопроизводства России» и "Современная организация и технология документационного обеспечения управления".

Цель курса - дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи курса:

осветить место документационное обеспечение управления в процессах управления;

ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства;

сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;

ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение – основа технологии управления

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. .

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХVIIв.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется словодело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» В последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает следующие основные процессы:

фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование " или "производство документов";

своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот ";

оперативное и долговременное хранение документов, т.е. "архивное хранение".

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом. На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.

Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.

Например, последнее Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 № 1562 включало следующую задачу: “развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации”.

Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство (см. постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства. Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования ДОУ на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.

России следовало бы обратить внимание наопыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.

Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.

Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8–15%.

Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления – это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.

Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.

Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.

Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;

обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75–14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, –косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.

Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" 2 , т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив."

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производство дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов относящихся к какому-либо делу, вопросу" 3 . Впервые в этом понят слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документацией обеспечение управления", который, по существу, является синониме термина "делопроизводство". Например, в названиях норматива документов "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работ, с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года 4 , "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлен основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроля, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Нормативно-методические акты по делопроизводству:

Государственная система документационного обеспечения управлен ия. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой заканчивается разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) 9 .

Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. - М., .2005.

Новая редакция Инструкции. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности под готовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроль исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составле­ния, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности докумен­тов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению; 4 подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой ><ми ведомственный) 10 .

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Лекция 2. Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства).

Служба ДОУ: назначение и место в структуре организации

Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.

Функции работников службы ДОУ

Нормирование труда работников

Должностной и численный состав персонала службы ДОУ.

Регламентация деятельности службы ДОУ.

1. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить следующие вопросы:

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

Разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

Нормирование труда работников службы делопроизводства;

Определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

Выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;

Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

Повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Первый вопрос – выбор оптимальной организационной формы делопроизводства - решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе делопроизводства.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении и в настоящее время крайне редко используется. Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в территориально разобщенных организациях, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией.

с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов открытого делопроизводства.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других – в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в соответствующих подразделениях.

В большинстве организаций используется смешанная форма организации делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя обладает рядом преимуществ. Централизованная форма организации делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, оставив за другими структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более надежный поиск документов и соответственно справочную работу по документам. Централизованная форма освобождает структурные подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства. Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.

Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это, естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то соответственно - и большего количества специальных служебных помещений, предназначенных для обработки документов, формирования и хранения текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам организации и при смешанной форме, делопроизводства.

Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных технологий для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация), осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило, выполняются одним работником-секретарем.

3. Выбор конкретного наименования службы делопроизводства осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру.

В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные наименования организационных форм, структуру, должностной состав.

Для ДОУ в организациях создают:

управление делами;

канцелярию;

общий отдел;

службу ДОУ или отдел ДОУ.

В федеральных органах исполнительной власти (министерствах, ве­домствах) - это управление делами, которое, как правило, имеет сложную структуру. В него входят: секретариат, инспекция при министре, секретариат коллегии, канцелярия.

Секретариат состоит из приемной министра, секретариата министра, приемной и секретариатов заместителей министра. В секретариате готовятся документы к докладу и осуществляется организация работы с документами, поступающими на имя руководства.

Инспекция при министре контролирует исполнение правительствен­ных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.

Канцелярия состоит из структурных подразделений.

В их состав входят: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, группа контроля, машинописное бюро или компьютерный центр обработки документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, центральный архив.

На различных предприятиях - государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Они могут иметь структурные подразделения (сектор, группу), или ведение конкретного участка работы может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В канцелярии или отделе ДОУ создаются подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль, совершенствования, работы с документами и внедрение технических средств, рассмотрение обращений граждан. В их состав могут быть включены секретариат, экс­педиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В исполнительных органах власти, местного самоуправления создают общий отдел. Структура общего отдела включает подразделения такие же, как канцелярия. Однако его структура обязательно содержит такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. В протокольном отделе готовятся проекты документов от имени руководства, ана­лизируются документы, подготовленные в структурных подразделениях, его сотрудники осуществляют подготовку заседаний органа управления. Группа (бюро, отдел) осуществляет работу с обращениями граждан. В приемной принимают граждан, которые обращаются с предложениями, заяв­лениями, жалобами личного характера.

Положительным фактом следует считать включение в структуру службы ДОУ подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

В канцелярии и в общем отделе (отделе ДОУ), а также как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действую­щей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации ".

В министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);

На предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.

4. Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:

Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:

разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:

установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранения и последующего использования в управленческой деятельности;

организация работы с обращениями граждан;

обеспечение защиты документной информации.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по делопроизводству (Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и др.);

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников учреждения, их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с документами.

5. Нормативы в сфере труда разработаны на основе проведенных исследований и предназначены для многократного использования при определении конкретных затрат труда.

По своему назначению материалы, применяемые для нормирования труда служащих, делятся на:

нормативы времени – регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях;

нормативы численности – регламентированная численность работников профессионально-квалификационного состава, необходимых для качественного выполнения той или иной функции в определенных организационно-технических условиях;

нормативы централизации работ – регламентированное отношение численности работников аппарата управления к общей численности служащих предприятия по функциям управления или в целом по предприятию;

нормативы управляемости – нормативы числа подчиненных (или обслуживаемых) работников;

Укрупненные нормативы времени рассчитаны на выполнение комплекса технологически и организационно связанных между собой трудовых приемов (операций).

Укрупненные нормативы на выполнение отдельных операций рассчитываются по формуле:

В основе нормативов лежат нормы труда, определяющие величину и структуру затрат рабочего времени и являющиеся эталоном, с которым сравниваются фактические затраты времени с целью установления их рациональности. При нормировании труда применяются:

нормы времени;

нормы выработки;

нормы обслуживания;

нормы численности;

нормы управляемости;

нормированные задания.

Если нормативы времени предназначены прежде всего для определения нормы времени на выполнение единицы работы, то нормативы обслуживания, численности предназначены, соответственно, для расчета норм обслуживания и общей численности работающих, выполняющих в течение года определенный объем работы.

При составлении нормативов времени сначала рассчитываются нормы времени на отдельные повторяющиеся операции (работы), затем определяется трудоемкость всех работ – как сумма произведений трудоемкости выполнения отдельных работ на их количество. После этого определяется численность работников.

Лекция 3. Должностной и технический состав работников службы ДОУ. Функциональные обязанности работников службы ДОУ. Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

Правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Независимо от конкретного наименования службы делопроизводства и ее структуры правовой основой ее деятельности является положение о службе и положения о ее структурных частях, а также должностные инструкции работников, обязательные для каждой организации. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения. его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем.

Одной из функций службы делопроизводства является выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов и их хранения. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы. Министерства и ведомства разрабатывают инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. инструкции последовательно отражали все стадииработы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи, в архив.

Инструкция должна включать разделы: общие положения; документирование деятельности (требования к бланкам, оформлению реквизитов документов, оформлению отдельных видов документов); организация документооборота (обработка входящих и исходящих документов, регистрация документов. контроль исполнения документов); организация хранения документов (составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел. передача дел на архивное хранение). Кроме того, в инструкцию целесообразно включить разделы, касающиеся изготовления документов с помощью компьютерной техники; хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов: использования факсимильной техники и электронной почты; ксерокопирования и тиражирования документов и некоторые другие. В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участковработы, применяемых технических средств других факторов. Инструкция по делопроизводству может дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиальногооргана (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж и др.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями (образцы фирменных бланков; основных видов документов; классификаторы, регистрационные формы и т. д.).

К нормативно-методическим документам, регламентирующим ДОУ, можно отнести:

Перечень документов со сроками хранения (типовые и ведомственные).

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. На базе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Положения о службе ДОУ разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Если подразделение не имеет внутренней структуры в виде секторов, отделов, групп, бюро и др., раздел "Структура" в положение не включается. Если подразделение имеет внутреннюю структуру, на каждую структурную единицу разрабатывается самостоятельное положение.

Первый пункт «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

«Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

«Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором – ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, завещающий, управляющий; порядок назначения и освобождения от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные, нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем – внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описания, условия хранения и использования.

Раздел "Основные задачи" предназначен для формулировки целей, стоящих перед подразделением, иначе говоря, проблем, которые должно решать подразделение.

В разделе "Функции" перечисляются виды работ или виды деятельности, выполняемые подразделением исходя из стоящих перед ним задач.

Для реализации возложенных на нее функций служба делопроизводства наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет установленную в положении ответственность.

В разделе "Права" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. При составлении этого раздела нужно соблюдать те же правила, что и при составлении соответствующего раздела должностной инструкции (см. далее), но применительно подразделению.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций. Служба делопроизводства несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу делопроизводства, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой делопроизводства вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные связи подразделения; основные документы, создаваемые или получаемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления каком порядке и кем рассматриваются возникающие в работе подразделения разногласия.

Аналогичным образом разрабатываются положения о структурных подразделениях службы делопроизводства: положение о секретариате, положение о протокольном бюро, положение об архиве и т. д.

Наряду с положением о службе делопроизводства и положениями об отдельных ее структурных частях на каждого работника службы делопроизводства разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т. п.

При разработке должностных инструкций для работников службы делопроизводства следует руководствоваться "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих", (утверждены постановлением Минтруда. России от6 июня 1996 г. N32 с последующими изменениями), а также "Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти" (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. №482-BK), если работники службы делопроизводства относятся к категории государственных служащих. Тарифно-квалификационные характеристики издаются также практически ежегодно в виде Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2001).

Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников управления - руководителей, специалистов, технических исполнителей и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации и образованию, наличию специальных знаний и навыков.

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы делопроизводства дана в ГСДОУ: общие положения, функции работника; должностные обязанности; права работника; взаимоотношения (связи по должности); ответственность работника, оценка работы.

В случае подчинения службы делопроизводства руководителю учреждения должностные инструкции ее работников утверждает руководитель учреждения или заместитель руководителя по персоналу. Если служба делопроизводства подчиняется одному из заместителей

Лекция 4.Общие принципы и методические основы организации документооборота. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документе зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" 1 называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонале расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность и всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

Раздел 4
ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ *
И АРХИВНОГО ДЕЛА

М. В. Ларин

ИСТОРИЧЕСКИЙ ОПЫТ И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ 1

Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства выявляет его характерную особенность - зависимость от действующей системы управления. Крупные политические, социальные и экономические реформы в нашей стране тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.

Приказное делопроизводство

© М. В. Ларин, 2002

В период становления Русского централизованного государства появилось приказное делопроизводство. В приказах делопроизводство выделилось в особую сферу деятельности, в них появился слой служилых людей - чиновников, для которых документ стал предметом профессиональной деятельности. Таким образом, делопроизводство как система возникло вместе с образованием аппарата государственного управления. В одной из своих работ С.О. Шмидт отметил, что органы, специально предназначенные для производства документов, «появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать без фиксации обыденного в его жизни. Это происходит обычно в период образования централизованного государства» 2 .

Приказное делопроизводство отразило формы и методы управления, систему построения органов управления, их структуру на первоначальном этапе существования централизованного государства. Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно во многом опиралось на нормы обычного права, традиции, обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми людьми. Вместе с тем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов по инстанциям и нормы оформления документации, появились разновидности документов 3 . Отдельные вопросы документирования в приказном делопроизводстве были урегулированы нормами права. Приказное делопроизводство сыграло важную роль в период становления и укрепления государства, однако на следующем этапе развития государства оно значительно изменилось.

Коллежское делопроизводство

В начале XVIII в. в России складывается абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в руках царя законодательной и исполнительной власти. В 1720 г. по инициативе Петра I был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий и организацию коллежского делопроизводства. Он стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

Коллежское делопроизводство стало тем краеугольным камнем, на котором строилось российское делопроизводство в течение почти двух последующих столетий. Реализация положений Генерального регламента позволила не только решить современные задачи делопроизводства учреждений Российской империи, но и сохранить для потомков архивные документы эпохи. В целом, реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, практически не изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» лишь законодательно закрепил сложившуюся иерархию не только учреждений, но и их документации 4 .

Министерская реформа 1811 г. и ее влияние на развитие
делопроизводства

Следующий этап изменений российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX в., при Александре I. Реформа центрального управления, направленная на адаптацию государственного аппарата к сложившимся к тому времени новым экономическим и общественным явлениям в стране, вызывает активизацию процесса развития делопроизводства.

25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее учреждение министерств», который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств. С изменением государственного аппарата происходит реорганизация делопроизводства, которому в процессе совершенствования системы управления придавалось большое значение. В министерствах создается единообразная система делопроизводства и канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство» 5 .

Несмотря на позднейшие изменения организации и структуры, принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств, «Общее учреждение министерств» продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории.

Вторая половина XIX века, как известно, характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил и экономики России. После крестьянской реформы 1861 г. начался период капиталистического развития. Были предприняты реформы в финансовой сфере, в просвещении, осуществлена военная реформа, укреплен полицейский аппарат. Несколько изменилась структура основного звена центрального управления - министерств. Однако реорганизация государственного аппарата не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства.

Изменившиеся условия требовали повышения оперативности делопроизводства. В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения обратились к методике саморационализации делопроизводства, поскольку сложившиеся в начале XIX в. формы и методы делопроизводства вошли в противоречие с быстро меняющейся ситуацией в сфере управления в условиях научно-технического прогресса и социальных изменений. Уровень развития государства требовал адекватной системы делопроизводства. Однако многие попытки реформирования делопроизводства не были реализованы из-за сложившихся исторических условий предвоенного времени.

Таким образом, делопроизводство в период своего развития до революций 1917 г. прошло сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления - приказов на базе традиций и обычаев - до детально регламентированного, основанного на законах Российской империи государственного делопроизводства, постепенно превращаясь из технического элемента в важную неотъемлемую часть государственного управления.

Зарождение советского делопроизводства

После Октября 1917 г. наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Возникла задача создания эффективно действующего механизма государственного управления и делопроизводства. Прежде всего надо было определить технологию и методы организации государственного аппарата. Органам рабоче-крестьянской инспекции (РКИ) была придана функция контроля за работой государственного аппарата и его совершенствования. Таким образом, во главе работы по совершенствованию аппарата управления появился специальный орган с очень большими полномочиями - наркомат по улучшению деятельности других наркоматов.

В результате его деятельности в 1920-е гг. сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций по вопросам научной организации управления, в том числе делопроизводства. Рассмотрим, на какой правовой базе это происходило.

Общеизвестно, что советская власть отказалась от прежнего законодательства и приступила к формированию новых правовых основ функционирования государства. Отдельные положения декретов и постановлений советской власти в той или иной степени касались делопроизводства и документации. Однако стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране после Октябрьской революции разработано не было. С созданием ЦКК-РКИ вопросы регулирования делопроизводства переходят на ведомственный уровень.

Позитивным результатом усилий ученых и специалистов 20-х гг. можно считать разработку ими Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928) и проекта Общих правил документации и документооборота (1931). Последние правила предполагали введение единой системы делопроизводства для всех учреждений. Общие правила явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались нереализованными из-за закрытия Института техники управления, а также упразднения НК РКИ СССР.

Переход делопроизводства в ведение архивных органов

С начала 1930-х гг. в сфере делопроизводства стали более активно проявлять себя органы управления архивным делом. Актуальность вопросов делопроизводства остро ощущалась специалистами и учеными, работниками госаппарата. Перед самой Великой Отечественной войной в 1941 г. было проведено первое межотраслевое совещание по оргтехнике, на котором при рассмотрении проблем механизации управленческого труда высветилось тревожное положение дел в области делопроизводства. Совещание наметило уникальную по своей глубине и комплексности программу по улучшению ситуации, которая, к сожалению, не была реализована 6 . Тем не менее архивные органы последовательно продолжали усиливать свое влияние на делопроизводство.

В военные годы была предпринята попытка создания единого нормативного документа, регламентирующего делопроизводство. Проект был подготовлен в 1943 г. К.Г. Митяевым и назывался Инструкцией по постановке документальной части и охране документальных материалов текущего делопроизводства в народных комиссариатах и других учреждениях, организациях и предприятиях Союза ССР 7 . В условиях войны проект не был принят.

В 50-е гг. роль архивных органов в совершенствовании делопроизводства усилилась. Этому способствовало Положение о государственном архивном фонде Союза ССР 1958 г., которое вместо функции «наблюдения» предоставило архивным органам право контроля за документальной частью текущего делопроизводства 8 . С этого момента архивные органы активно встают во главе рационализации делопроизводства. Однако объем полномочий архивных органов не был четко очерчен. Среди архивистов сложилось мнение, что контроль архивных учреждений должен распространяться на все делопроизводственные процессы - от момента возникновения документа до передачи его на хранение в архив. Однако на рубеже 1950-1960-х гг. архивные учреждения еще не были готовы к решению таких масштабных задач 9 .

Единая государственная система делопроизводства

В этот период времени на повестку дня выдвигается проблема создания единого норматива, регламентирующего работу с управленческой документацией в стране. В 1963 г. Главархивом СССР был создан первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, - Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, а затем началась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) 10 .

В сентябре 1973 г. основные положения ЕГСД были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы 11 . ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к организации служб делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-рас-порядительной документации (УСОРД) и подкреплялись соответст­вующими ГОСТами.

В 1980 г. было принято новое Положение о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР 12 , которое значительно расширило полномочия архивных органов в сфере делопроизводства и возложило на них следующие задачи: организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве; внедрение, развитие и совершенствование Единой государственной системы делопроизводства и УСОРД, научное и методическое руководство их применением; разработка и утверждение обязательных для исполнения всеми организациями правил по вопросам организации документов в делопроизводстве. В результате государственная архивная служба получила возможность реально управлять качеством создаваемых в организациях документов.

Таким образом, следует отметить, что в 70-80-е гг. ХХ в. делопроизводство адекватно реагировало на запросы управленческой системы бюрократического типа на базе единых методических, организационных и технологических принципов. В системе государственного управления была создана единая основа организации документопотоков, которая обеспечила в общегосударственном масштабе документирование подготовки, принятия и реализации решений, а также регулирование сроков хранения документов в зависимости от их практического и научно-исторического значения 13 .

Правовое регулирование делопроизводства
в Российской Федерации

Со времени распада СССР прошло десять лет. Становление новой российской государственности, ориентированной на построение демократического правового государства с социально ориентированной рыночной экономикой, ставит в число государственных задач документирование его деятельности, сохранение документации для ее оперативного использования и долговременного сохранения.

Изучение предшествующего исторического опыта показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций 14 .

Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 15 .

Этот закон содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминосистему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации - юридические лица. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. 16

С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене» 17 .

Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют важное значение для обмена документированной информацией. Закон определяет порядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения на перемещение через границу РФ документированной информации, отнесенной к государственной тайне или иной конфиденциальной информации, к общероссийскому национальному достоянию; к архивному фонду; к иным категориям документированной информации, вывоз которой может быть ограничен законодательством РФ. Таким образом, информационное право по отношению к документированной информации дополнилось регулированием международного обмена ею.

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон 18 .

Согласно закону, электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В определенных условиях, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Отношения в архивном деле являются предметом Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако этот законодательный акт совершенно не касается вопросов делопроизводства.

Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т. д., а также в законодательных кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). В последнее время возникла тенденция сокращения и без того небольшого количества действующих нормативов.

Государственная система документационного обеспечения управления (1991), является ведомственным актом. Отменен стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов. В полном объеме действует лишь Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001).

В этих условиях возникает естественный вопрос: а необходимо ли нам в российских условиях правовое регулирование работы с документами в управлении?

Зарубежный опыт

В США с 1950 г. действует законодательство по управлению федеральной документацией. В 1980 г. принят Закон о сокращении работы с документами, направленный на создание единой правовой основы для этой области административной деятельности. В системе Национального архива США функционирует специальное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией.

В ФРГ 26 июля 2000 г. правительство приняло новые Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документации на бумажной основе и принципиальные указания по работе с электронными документами. Указанные правила созданы в рамках государственной программы «Современное государство - современное управление» 19 .

Аналогичные примеры можно привести из практики других государств: Австралии, Финляндии, Англии, Чехии и др. Из республик СНГ наибольшего внимания в этом плане заслуживает законодательство Казахстана, Белоруссии, Киргизской Республики.

Особенно активно за рубежом в последнее десятилетие ведется работа по законодательному обеспечению внедрения информационных технологий обработки документов и электронного документооборота в сферу управления и взаимоотношений государственных структур с гражданами. В США в 2000 г. принят закон «О содействии использованию электронных документов и подписей в торговле между штатами и во внешней торговле». Представляет интерес опыт Великобритании по обеспечению граждан стандартными формами документов в электронном виде, а также опыт Швеции, где государственные учреждения в 1999 г. 95% закупок осуществляли при безбумажном оформлении сделок, а также Австралии, где специальная система позволяет обеспечивать электронные технологии при оплате коммунальных платежей, оформлении актов гражданского состояния, получении лицензий и иных разрешений, и т. д.

Этот далеко не полный перечень примеров показывает, что законодательное обеспечение работы с документами в государстве является решаемой задачей. Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства актуализирует вопрос о ликвидации законодательной лакуны в сфере регулирования вопросов управления документацией. Необходима разработка федерального закона «О документационном обеспечении управления».

Проект Федерального закона о ДОУ

При подготовке концепции законопроекта разработчиками рассматривались следующие названия закона: «О документации», «Об управлении документацией», «О документальном фонде», «О документировании, организации делопроизводства и хранении документов», «О документационном обеспечении управления» и некоторые другие. В результате обсуждения группа разработчиков остановилась на последнем варианте как наиболее отвечающем задачам правового регулирования в данной сфере. Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента для построения ДОУ.

В отличие от повсеместно применяемого термина «делопроизводство», существенным для ДОУ является его распространение на все системы управленческих документов на любых носителях; наличие самостоятельного структурного подразделения, в обязанности которого входит проектирование, внедрение и контроль за соблюдением соответствующих правил; а также установление ответственности управленческого персонала за нарушение требований закона и соответствующих подзаконных актов.

Другое название закона, по нашему мнению, не может вместить всей полноты требований к законодательному акту, регулирующему правоотношения в области управленческой документации, документирования, организации документооборота, формирования документальных систем и т. д.

Основные предложения по структуре и содержанию закона были изложены нами во втором номере журнала «Делопроизводство» за 2001 год 20 . В настоящее время разработчиками закончена подготовка второй редакции законопроекта. По сравнению с первой редакций текст законопроекта претерпел существенные изменения. Так, в главе I «Общие положения» по-новому обозначена цель: «Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий документирования, организации работы с документами и их хранения для обеспечения деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан».

Уточнены предмет и сфера действия закона: «Предметом регулирования данного закона являются отношения, возникающие при документационном обеспечении деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц и граждан в процессе реализации их прав и обязанностей в соответствии с их правовым статусом. Закон действует на всей территории Российской Федерации и распространяется на деятельность с любыми, в том числе электронными документами».

Принципы и направления государственного регулирования
вопросов ДОУ

В законопроекте сформулированы основные принципы документационного обеспечения управления:

наиболее полное и достоверное отражение деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц, граждан в пределах их законных интересов, прав и обязанностей в документах;

обеспечение разработки, внедрения и контроля за использованием стандартов и унифицированных систем документации в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, в управленческих структурах организаций независимо от их форм собственности и формы организации;

обеспечение работы с документами в соответствии с требованиями правового режима информационных ресурсов и обеспечения условий информационной безопасности;

формирование и осуществление единой научно-технической политики в области документационного обеспечения управления на основе использования развивающихся информационных технологий;

создание условий для использования электронных документов;

совершенствование нормативно-правовой и методической основы регулирования документирования и документационного обеспечения процессов государственного, общественного управления, жизнедеятельности граждан и их ассоциаций.

Основными направлениями государственного регулирования в области документационного обеспечения управления являются:

разработка государственной политики в области документационного обеспечения управления, включение в государственные программы задач по развитию информационных технологий как одного из обязательных условий совершенствования государственности и управления;

поддержка создания защищенных информационных технологий, используемых в государственных системах документации;

унификация и стандартизация систем документации, отражающих основные функции государственного управления и отношения юридических и физических лиц с органами государственной власти, местного самоуправления и между собой, учетно-регистрационных систем документации (реестров, регистров, классификаторов) с учетом международных стандартов и специфики условий Российской Федерации;

обеспечение единых принципов и порядка формирования и использования ресурсов информационных систем в интересах граждан, государства, корпоративных и частных структур всех видов деятельности;

организация подготовки и переподготовки специалистов для структур, занятых обработкой, агрегированием, созданием сетевых систем передачи документов в системе государственных информационных ресурсов;

контроль за сохранностью документальных фондов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации
с целью обеспечения их использования в интересах граждан, общества и государства;

формирование и осуществление единой научно-технической политики в области документационного обеспечения управления с учетом использования новейших информационных технологий;

развитие законодательства и нормативно-методической базы в области ДОУ.

Существенной переработке подверглись и остальные разделы законопроекта (полный текст законопроекта см. на сайте ВНИИДАД: [Электрон. ресурс]).

Место ДОУ в административной реформе

Любое мероприятие в области информатизации активно вторгается в сферу документирования, документооборота. Наибольшее значение имеют в этом отношении проект Федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия» на 2002-2010 гг., проекты административной и судебной реформ. Эти проекты касаются не только включения электронного документа в систему документирования информации, но, в принципе, ставят много вопросов о совершенствовании документального оформления и обеспечения процессов управления. Вопросы документирования и наведения порядка в области документооборота содержатся в Доктрине информационной безопасности. Они отражены и в послании президента РФ Федеральному собранию РФ в 2001 г. Только проект ФЦП «Электронная Россия» предусматривает ряд направлений, существенным образом затрагивающих сферу документирования, делопроизводства и хранения документов.

Учитывая реальные условия России (активный переход к массовому использованию информационных технологий, сложность осуществления задач экономических, административных, судебных реформ), задачи упорядочения документирования и всех стадий ДОУ следует считать:

1) одной из важнейших областей государственной политики;

2) чувствительной зоной информационной безопасности;

3) областью применения технологий, позволяющих обеспечить гармоничное сочетание бумажных и электронных способов документирования и обмена документами, с перспективой плавного перехода к цифровым методам представления значительной части служебной и деловой информации.

Кроме того, нуждаются в урегулировании вопросы документирования деятельности всех без исключения организаций, участвующих в социально-экономической и общественной жизни государства, и вопросы социальной защищенности граждан посредством обязательного документирования их трудовой деятельности работодателями.

Важнейшим из условий активного применения Закона о ДОУ является возложение ответственности за его применение на один из федеральных исполнительных органов - Федеральную архивную службу России (Росархив). В этой связи первостепенным является вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, а также деятельности иных федеральных органов власти по отношению к упорядочению собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, реализации соответствующего нормативам управления документацией в организациях своей системы.

* Документационное обеспечение управления

Фонда Республики Беларусь. 4. Вопросы организации и деятельности архивов организаций ... до территориальных организаций по государственной регистрации. 27. Запросы на получение копий документов делаются ... Р № листа: аздел 1. Земельный участок Номер...

1. Автоматизация системы делопроизводства (на примере конкретной организации).

2. Анализ документационного и информационного обеспечения управления организации и разработка предложений по его совершенствованию (на конкретном примере).

3. Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования (на примере организаций любой организационно-правовой формы).

4. Анализ зарубежных стандартов, регламентирующих организацию и процессы управления документацией (можно в целом на примере конкретной страны, можно на примере конкретного зарубежного стандарта или группы стандартов конкретной страны).

5. Анализ критериев выбора и оценки современных автоматизированных систем ДОУ (можно на конкретном примере).

6. Анализ международных стандартов в сфере управления документами (можно в целом по системам международной стандартизации ИСО, МЭК и др., можно на примере конкретного международного стандарта или группы международных стандартов).

7. Анализ нормативных требований к документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы Российской Федерации.

8. Анализ нормативных требований к организации и документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы субъекта федерации (субъект по выбору).

9. Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствование (на примере конкретной коммерческой структуры).

10. Анализ постановки документационного обеспечения деятельности учреждения, организации и направления его совершенствования (на примере конкретного государственного учреждения, организации).

11. Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ (в России, либо за рубежом).

12. Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами.

13. Внутренняя регламентация организации делопроизводства в конкретной организации.

14. Вопросы документирования государственной службы российского казачества в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

15. Вопросы документирования деятельности государственного аппарата в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

16. Вопросы документирования деятельности органов местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

17. Вопросы документирования и работы с документами в законодательно-правовых актах Российской Федерации.

18. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной гражданской службе.

19. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной военной службе.

20. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной правоохранительной службе.

21. Вопросы документирования создания и деятельности акционерных обществ в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

22. Вопросы организации работы с документами в государственном аппарате в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

23. Вопросы организации работы с документами в органах местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

24. Документационное обеспечение деятельности общественных объединений (на конкретном примере).

25. Документационное обеспечение процедуры аттестации государственного гражданского служащего РФ или субъекта федерации - по нормативно-правовым актам РФ или субъекта.

26. Документационное обеспечение управления в органах государственной власти и управления (на примере конкретной организации).

27. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии (на примере конкретной организации).

28. Документирование деятельности кадровой службы и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

29. Документирование прохождения государственной службы (на примере конкретного государственного органа).

30. Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов (в различные исторические периоды).

31. Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности.

32. Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы и США (по выбору).

33. Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

34. Зарубежный опыт автоматизации управления документированной информацией.

35. Институт президентства Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

36. Институт секретарства в государственном аппарате России XVIII – XIX вв.

37. Институт секретарства в государственном аппарате России XX – начала XXI вв.

38. Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления (на конкретном примере).

39. Исследование вопросов создания «автоматизированной», «безбумажной» канцелярии (по отечественным и зарубежным публикациям).

40. Исследование организационно-правовых аспектов использования в управлении электронных документов.

41. Исследование технологических аспектов использования в управлении электронных документов.

42. Кадровая служба государственного органа и документирование прохождения государственной гражданской (правоохранительной, военной) службы Российской Федерации - по нормативно-правовым актам РФ.

43. Международная стандартизация в сфере управления документами (история вопроса, современное положение дел, эволюция процесса).

44. Международная стандартизация информационных процессов.

45. Место и роль классификаторов технико-экономической и социальной информации в документационном обеспечении управления (можно на примере организации).

46. Методика выбора автоматизированной системы ДОУ для организации (на конкретном примере).

47. Методология информационного менеджмента как инструмент построения информационно-документационной системы организации.

48. Нормативно-правовое и документационное обеспечение организации и прохождения государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации – по нормативно-правовым актам субъекта РФ.

49. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной службы в Российской империи, Российской Федерации (или другая страна по выбору) - по нормативно-правовым актам.

50. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной гражданской службы (на примере конкретного государственного органа).

51. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной военной службы (на примере конкретного государственного органа).

52. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной правоохранительной службы (на примере конкретного государственного органа).

53. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного учреждения (на конкретном примере).

54. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного органа (на конкретном примере).

55. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления муниципального органа (на конкретном примере).

56. Организация государственной гражданской службы и кадрового делопроизводства в федеральном государственном органе или государственном органе субъекта федерации (на примере конкретного государственного органа).

57. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

58. Организация информационно- документационного обеспечения деятельности руководителя на основе применения автоматизированных технологий.

59. Организация представительной (законодательной) власти в субъекте Российской Федерации и информационно-документационное обеспечение её деятельности (по нормативно-правовым актам).

60. Организация работы канцелярии государственного учреждения в советский период отечественной истории.

61. Организация работы канцелярии государственного учреждения России XVIII – XIX вв.

62. Организация работы канцелярии государственного учреждения России на рубеже XX – XXI вв.

63. Организация управления документацией за рубежом (по периодам, по странам и т.п.).

64. Организация управления документацией за рубежом (страна по выбору).

65. Организация управления документацией на базе информационных технологий (на примере конкретной страны, либо сообществ стран – Европейского Союза, СНГ и т.п.).

66. Отражение вопросов документационного обеспечения управления в периодических изданиях.

67. Построение современной инфраструктуры организации (на примере конкретной организации).

68. Правительство Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

69. Проблемы автоматизации документационных процессов в отечественной и зарубежной литературе.

70. Проблемы совершенствования государственного аппарата Российской Федерации и его документационного обеспечения.

71. Разработка систем электронного документооборота организации (на конкретном примере).

72. Роль информационного обеспечения управления в реализации концепции «Электронное правительство».

73. Совершенствование документационного и информационного обеспечения управления в условиях применения современных компьютерных технологий (на конкретном примере).

74. Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере конкретной организации).

75. Сравнительный анализ автоматизированных систем ДОУ.

76. Становление и развитие системы документации (по выбору).

ДИПЛОМНАЯ работа

на тему

«Организация документооборота за рубежом»

Введение

Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

1.2 Система международных стандартов

1.3 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.3.2 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

1.3.3 Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.3.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

1.3.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

1.3.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании

1.3.8 Проблемы международного электронного документооборота

Глава вторая. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией , направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration) . Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами .

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления . При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий . На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности .

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

Организация рационального документооборота;

Контроль исполнения документов;

Оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

Последующее хранение документов в архиве .

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну данного исследования.

Изучение вопросов, связанных с данной тематикой, носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методики анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическое значение заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи :

1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;

2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;

4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании курсовой работы использовались труды российских специалистов в области документационного обеспечения управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская и др.).

Особое внимание уделено стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Глава первая

Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения) .